Erst im letzten Jahr hatte das Bundesministerium für Finanzen mitgeteilt, dass kleine Knabbereien, die Geschäftsreisende im Flugzeug, Zug oder auf dem Schiff gereicht bekommen als volle Mahlzeiten gewertet werden können und zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen müssen. Diese Mitteilung sorgte für großes Unverständnis. Zahlreiche Verbände, darunter der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. baten daraufhin um eindeutige Klärung der Frage, wann Snacks die Kriterien für eine volle Mahlzeit erfüllen und zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen. In einem aktuellen Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen wurde diese Frage nun geklärt.

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Knabbereien sind keine Mahlzeiten

Zur oben genannten Frage hat das Bundesministerium ein Antwortschreiben veröffentlicht. Darin heißt es eindeutig:

„Chipstüte, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug, Zug oder Schiff erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale.“

Weiter heißt es im Schreiben, eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale sei nur vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Bei einem Stück Kuchen, dass anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird oder Snacks, wie Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien, die häufig auf Flügen angeboten werden, erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen nicht zur Kürzung der steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand. Der Geschäftsreisende kann Verpflegungsmehraufwand entweder steuerlich als Werbungskosten geltend machen oder aber er lässt sich die vollen Pauschalen vom Arbeitgeber steuerfrei auszahlen. Ob dem Geschäftsreisenden zur Verfügung gestellte Speisen als Mahlzeit gewertet werden, muss in Zukunft der Arbeitgeber beurteilen.

Arbeitgeber muss Snacks beurteilen

In Zukunft muss der Arbeitgeber beurteilen, ob die angebotenen Knabbereien, die der Mitarbeiter auf Geschäftsreisen erhält, die Kriterien für eine Mahlzeit erfüllen. Dafür hat der Arbeitgeber den

• Umfang,
• Anlass und die
• Tageszeit

zu berücksichtigen, an der die Speisen eingenommen werden und ob diese an die Stelle einer üblicherweise zu dieser Zeit eingenommen Mahlzeit treten. Wenn dem so ist, dann müsste die Verpflegungspauschale gekürzt werden bzw. der Wert der Speise müsste in Höhe der geltenden Sachbezugswerte für kostenfreie Mahlzeiten als Arbeitslohn versteuert werden. Doch wie sieht es aus, wenn Reisende auf Langstreckenflügen Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen oder Abendessen zu sich nehmen?

Zusatz: Bordverpflegung auf Langstreckenflügen

Auch die Bordverpflegung auf Langstreckenflügen im Umfang einer Mahlzeit, führten bisher in der Regel nicht zur Kürzung der Verpflegungspauschale. Denn nach Auffassung der Finanzbehörden handelt es sich bei Mahlzeiten, die auf Langstreckenflügen gereicht werden, um eine freiwillige Zusatzleistung der Fluggesellschaften zur Grundleistung der Beförderung, die nicht vom Arbeitgeber veranlasst ist. Aus diesem Grund können Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand auch bei Verpflegung an Bord eines Flugzeuges in voller Höhe erstattet werden.

Betriebsveranstaltungen sind firmeninterne Feierlichkeiten, die von einem Unternehmen ausgerichtet werden, wie zum Beispiel Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern. Für das ausrichtende Unternehmen sollte die Veranstaltung möglichst voll steuerlich absetzbar sein und für die Teilnehmer möglichst keinen geldwerten Vorteil verursachen, der lohnsteuerlich relevant ist. Damit das gelingt, muss unter anderem ein neuer Freibetrag für Arbeitnehmer berücksichtigt werden sowie weitere aktuelle Hinweise, die das Bundesministerium der Finanzen in einem aktuellen Schreiben zur lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen veröffentlicht hat.

Erfahren Sie hier, wie weder Arbeitnehmer noch Unternehmer bei Betriebsveranstaltungen mit unnötigen Kosten bzw. Steuern belastet werden müssen und warum anlässlich von Firmenfeiern sogar Reisekosten, wie zum Beispiel Verpflegungsmehraufwand, geltend gemacht können.

Überblick

• Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen sind für Unternehmen zu 100% Betriebsausgaben. Der Vorsteuerabzug ist zudem möglich, sofern der Freibetrag pro Arbeitnehmer von 110 Euro nicht überschritten wird.
• Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen sind für Arbeitnehmer steuerfreie Zuwendungen, sofern sie den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten.
• Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen sind auf alle Teilnehmer (Arbeitnehmer zzgl. Begleitpersonen) aufzuteilen.
• Für Arbeitnehmer inklusive Begleitperson gilt nur ein Freibetrag von insgesamt 110 Euro.
• Reisekosten, wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand fallen nicht unbedingt unter den Freibetrag und können zusätzlich steuerfrei erstattet werden.

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Betriebsveranstaltungen: Aufwendungen für Unternehmen

Dem Unternehmen enstehen bei Ausrichten einer Betriebsveranstaltung Kosten, die es unter Umständen zu 100% als Betriebsausgabe geltend machen kann. So mindern die Ausgaben für Betriebsveranstaltungen die Steuerlast des Unternehmens. Denn je höher die Betriebsausgaben eines Unternehmens, desto geringer seine Steuerlast.

Für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, besteht zudem die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs aus den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltungen. Dies ist aber nur möglich, wenn der sogenannte Freibetrag von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Bei Überschreiten des Freibetrages kann das Unternehmen keine Vorsteuer abziehen. Doch wie berechnet sich der Freibetrag für Arbeitnehmer?

Berechnung des Freibetrags pro Arbeitnehmer

Zur Ermittlung der auf jeden Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung entfallenden Kosten wird zunächst der Gesamtaufwand inklusive der Umsatzsteuer herangezogen. Dieser Gesamtbetrag wird auf alle Teilnehmer, also Arbeitnehmer plus Begleitpersonen aufgeteilt. Wer eine Begleitperson dabei hatte, muss, wie im aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen mitgeteilt wurde, dessen Kosten mit „übernehmen“. Denn für den Arbeitnehmer mit Begleitperson gilt insgesamt nur noch ein Freibetrag von 110 Euro, ebenso wie für den Arbeitnehmer ohne Begleitung.

Beispiel:

Die Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 eine Begleitung mitgebracht haben. Insgesamt waren also 100 Teilnehmer bei der Betriebsveranstaltung anwesend. Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein Anteil von 100 Euro entfällt. 25 Personen haben den Kostenanteil von 100 Euro für ihre Begleitung mit zu übernehmen. Für diese Arbeitnehmer ergibt sich also ein Anteil von 200 Euro. Der Freibetrag von 110 Euro wird für diese 25 Arbeitnehmer jeweils um 90 Euro überschritten. Die 25 Personen, die auf der Betriebsveranstaltung eine Begleitung dabei hatten, müssen folglich einen geldwerten Vorteil von 90 Euro als Arbeitslohn versteuern.

Reisekosten anlässlich von Betriebsveranstaltungen

Reisekosten, wie zum Beispiel

• Fahrtkosten,
• Übernachtungskosten und
• Verpflegungsmehraufwand

können Teilnehmer von Betriebsveranstaltungen zusätzlich zum Freibetrag von 110 Euro steuerfrei erstattet bekommen. Dies ist aber nur möglich, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Um dies deutlich zu machen, wurden drei verschiedene Fälle aus der Praxis herangezogen.

1. Fall: Anlässlich eines Betriebsausfluges reisen Teilnehmer zur Unternehmenszentrale, in der sie normalerweise nicht arbeiten. Fahrtkosten sowie eventuell entstehende Übernachtungskosten und Verpflegungspauschale können als Reisekosten geltend gemacht werden und zählen nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.
2. Fall: Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert der Arbeitgeber eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.
3. Fall: Der Betriebsausflug beginnt mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Fahrgastschiff. Am Tag darauf wird die Betriebsveranstaltung am Zielort fortgesetzt. Sowohl die übernommenen Fahrt- als auch die Übernachtungskosten sind zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung zu zählen.

Fazit: Freibetrag möglichst nicht überschreiten

Damit anlässlich von Betriebveranstaltungen weder für Arbeitnehmer noch für den Arbeitgeber unnötige Kosten entstehen, dürfen die Gesamtausgaben für die Betriebsfeier aufgeteilt auf alle Teilnehmer den Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer möglichst nicht überschreiten. Reisekosten fallen nicht unter den Freibetrag und können zusätzlich steuerfrei erstattet werden, wenn die Fahrt oder Reise nicht schon Teil der Veranstaltung ist.

Wer aus beruflichen Gründen zwei Haushalte an verschiedenen Standorten führen muss, kann eine Reihe von Kosten steuerlich geltend machen. Dazu gehören Fahrtkosten für sogenannte Familienheimfahrten. Je nach gewähltem Verkehrsmittel fällt die Steuererstattung für Fahrtkosten allerdings unterschiedlich hoch aus. Wir klären hier, in welcher Höhe die Fahrtkostenerstattung im Rahmen der doppelten Haushaltsführung jeweils ausfällt, bei

• Familienheimfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln,
• Familienheimfahrten mit einer Mitfahrgelegenheit,
• Familienheimfahrt mit einer Sammelbeförderung des Arbeitgebers,
• Familienheimfahrten mit dem privaten PKW und bei
• Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen.

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Eine doppelte Haushaltsführung haben nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 S. 2 EStG Arbeitnehmer, die außerhalb des Ortes ihrer ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhalten und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnen. Im Rahmen der doppelten Haushaltsführung kann eine Familienheimfahrt pro Woche bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten berücksichtigt werden. Alternativ kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten anlässlich der Familienheimfahrt steuerfrei erstatten. Maßgeblich ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen dem Beschäftigungsort und dem heimischen Wohnort. Zur Abgeltung der Fahrtkosten können je nach Verkehrsmittel tatsächliche Kosten oder die Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen den beiden Haushalten angesetzt werden. Eine zeitliche Begrenzung gilt nicht. Eben sowenig gilt der Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr, wie etwa bei den Fahrtkosten zur Arbeitsstätte.

Familienheimfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Bei Familienheimfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln muss man zunächst zwischen Bus, Bahn und Flugzeug differenzieren. Bei Fahrten mit Bus und Bahn kann man entweder die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer bzw. die tatsächlichen Kosten laut Ticket steuerlich als Werbungskosten oder direkt beim Arbeitgeber geltend machen. Je nachdem welcher Betrag höher ausfällt, empfiehlt es sich diesen in Abzug zu bringen. Nutzen Sie jedoch das Flugzeug für die Familienheimfahrt, können Sie nur die tatsächlichen Flugkosten, nicht jedoch die Entfernungspauschale geltend machen.

Familienheimfahrten mit einer Mitfahrgelegenheit

Bilden mehrere Arbeitnehmer eine Fahrgemeinschaft oder nutz ein Arbeitnehmer für Familienheimfahrten eine Mitfahrgelegenheit, können sowohl Fahrer als auch Mitfahrer die Entfernungspauschale geltend machen. Es kommt für den Werbungskostenabzug der Entfernungspauschale aber nicht darauf an, ob zum Beispiel bei einer Fahrgemeinschaft für den Einzelnen überhaupt Kosten entstanden sind. Auch tatsächliche Kosten können, sofern man diese glaubhaft nachweisen kann, in Abzug gebracht werden.

Familienheimfahrt mit einer Sammelbeförderung des Arbeitgebers

Stellt der Arbeitgeber für wöchentliche Familienheimfahrten eine kostenfreie Sammelbeförderung, kann der Arbeitnehmer gar keine Fahrtkosten geltend machen. Weder tatsächliche Kosten noch die Entfernungspauschale können bei den Werbungskosten berücksichtigt werden. Wurde die Sammelbeförderung verbilligt zur Verfügung gestellt, können die tatsächlichen Aufwendungen (z.B. Zuzahlung), die der Arbeitnehmer geleistet hat bei den Werbungskosten berücksichtigt werden. Der Ansatz der Entfernungspauschale ist jedoch auch bei verbilligt gewährter Sammelbeförderung nicht möglich.

Familienheimfahrten mit dem privaten PKW

Für die wöchentlichen Familienheimfahrten mit dem privaten PKW darf die Entfernungspauschale mit 0,30 Euro ohne eine jährliche Begrenzung von 4.500 Euro angesetzt werden. Wer höhere Fahrtkosten als die Entfernungspauschale vor dem Finanzamt glaubhaft machen kann, zum Beispiel mittels eines individuellen Kilometersatzes, kann diese ebenfalls steuerlich geltend machen.

Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen

Wer Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen absolviert, hat nach aktuellem Reisekostenrecht spezielle Regelungen zur Versteuerungen des geldwerten Vorteils der privaten Nutzung und zur Erstattung der Entfernungspauschale zu beachten. Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen führen ganz allgemein zur Erhöhung des geldwerten Vorteils der privaten Nutzung um 0,002% des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer (§ 8 Abs. 2 S. 5 EStG). Zugleich ist ein Werbungskostenabzug der Fahrtkosten in Höhe der Entfernungspauschale möglich. Auf die steuerliche Erfassung des geldwerten Vorteils wird aber verzichtet, wenn der Arbeitnehmer im Gegenzug auf den Werbungskostenabzug verzichtet. Siehe dazu: Handelskammer Hamburg „Geschäfts- bzw. Firmenwagen: Steuerliche Behandlung„.

Die amtlichen Sachbezugswerte für Mahlzeiten stehen jetzt fest. Ab 2016 fällt für Arbeitnehmer mehr Lohnsteuer an, wenn diese kostenfrei oder verbilligte Mahlzeiten vom Arbeitgeber erhalten. Lesen Sie hier, wie hoch die Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab 2016 ausfallen und wann Mahlzeiten steuerfrei an den Arbeitnehmer abgegeben werden können. Außerdem erfahren Sie, ob Mahlzeiten auch versteuert werden müssen, wenn Essensmarken oder sogenannte Restaurantschecks vergeben werden und warum sich das sowohl für Arbeitnehmer wie auch für Arbeitgeber lohnt.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab 2016

Arbeitnehmer, die während der Arbeitszeit oder auf Geschäftsreisen Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten kostenfrei oder verbilligt erhalten, müssen den Wert der Mahlzeit als Arbeitslohn versteuern. Der Wert der Mahlzeit kann mit dem amtlichen Sachbezugswert ermittelt und auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn aufgeschlagen werden. Der Sachbezugswert ist in den meisten Fällen weitaus geringer als der tatsächliche Wert der Speisen.

Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab Kalenderjahr 2016 sind durch die Achte Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung vom 6. November 2015 neu festgesetzt worden. Sie sind im Vergleich zu 2015 gestiegen und betragen damit für 2016:

Wann erfolgt Bewertung einer Mahlzeit mit dem Sachbezugswert?

Handelt es sich um übliche Mahlzeiten, wie Frühstück, Mittagessen oder Abendessen, die Arbeitnehmer zur arbeitstäglichen Verköstigung kostenfrei vom Arbeitgeber erhalten, die einen Wert von 60,00 Euro nicht übersteigen, kann der Sachbezugswert versteuert werden. Dritte Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.

Wann kann also eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit mit dem Sachbezugswert bewertet werden?

1. Bei kostenfreier Abgabe einer üblichen Mahlzeit wie Frühstück, Mittagessen, Abendessen.
2. Wenn die Mahlzeit den Wert von 60,00 Euro nicht übersteigt.
3. Wenn der Arbeitnehmer keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.

Wenn der Arbeitnehmer die Mahlzeit lediglich verbilligt vom Arbeitgeber erhalten hat, gilt der Unterschiedsbetrag zwischen dem Sachbezugswert und dem gezahlten Entgelt als steuerpflichtiger Arbeitslohn, wobei dieser nicht weniger als Null betragen kann. Wird die kritische 60,00 Euro Grenze überschritten, muss der ganze Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Kann der Arbeitnehmer zum Beispiel aufgrund einer Geschäftsreise, die eine Dauer von 8 Stunden übersteigt Verpflegungsmehraufwand geltend machen und erhält er zusätzlich vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten kostenfreie oder verbilligte Mahlzeiten, dann kann der Sachbezugswert nicht angesetzt werden. In diesem Fall ist der 24h-Satz der Verpflegungspauschale von aktuell 24,00 Euro im Inland wie folgt zu kürzen:

• um 20% für ein Frühstück: 4,80 €
• um 40% für ein Mittag- oder Abendessen: 9,60 €.

Eine Kürzung der Verpflegungspauschale um den Sachbezugswert ist seit der Reisekostenreform 2014 nicht mehr möglich. Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten gelten auch auf Auslandsreisen.

Wann bleiben Mahlzeiten steuerfrei?

Mahlzeiten aus besonderem Anlass, die im überwiegend betrieblichen Interesse vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten an Arbeitnehmer abgegeben werden, können dem Arbeitnehmer in voller Höhe erstattet werden. Es fällt kein Arbeitslohn an, d.h. es muss weder ein Sachbezugswert versteuert noch die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Zu diesen Mahlzeiten aus besonderem Anlass zählen regelmäßig:

• Mahlzeiten im Rahmen von Betriebsveranstaltungen
• Mahlzeiten im Rahmen von Arbeitsessen (R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR)
• Mahlzeiten im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG)

Sonderfall: Essengutschein, Essensmarke, Restaurantscheck

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Erhält der Arbeitnehmer während des Arbeitstages oder einer Geschäftsreise eine Essensmarke vom Arbeitgeber, wertet dies die Finanzverwaltung in der Regel nicht als kostenfreie Mahlzeit, sondern als Verpflegungszuschuss. Die Konsequenz: Mahlzeiten, die nach Einlösung eines Essengutscheins oder Restaurantschecks eingenommen wurden, können mit dem Sachbezugswert bewertet und in dieser Höhe als Arbeitslohn versteuert werden, auch wenn dem Arbeitnehmer gar keine Kosten entstanden sind und er zusätzlich Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann. Und das sogar über die Dreimonatsfrist hinaus. Dies wurde im BMF-Schreiben vom 05. Januar 2015 festgelegt.

Es ergeben sich die folgenden Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber:

• Vorteil für Arbeitnehmer: Mehr Netto vom Brutto, denn die Essensmarken können auch bei höherem Gegenwert mit dem niedrigen Sachbezugswert versteuert werden.
• Vorteil für Arbeitgeber: Weniger Steuern und Sozialabgaben pro Mitarbeiter, denn Essensmarken sind steuer- und sozialabgabenbefreit.

Wer von seinem Arbeitgeber eine Dienstwohnung oder im Rahmen des Angestelltenverhältnisses eine Unterkunft gestellt bekommt, muss den entstandenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Dieser ermittelt sich entweder aus dem ortsüblichen Mietpreis für Wohnungen oder dem amtlichen Sachbezugswert für eine  Unterkunft. Hier klären wir, wann nach aktuellen Regelungen zur Versteuerung der Mietpreis und wann der Sachbezugswert angesetzt werden kann und was für den Arbeitnehmer von Vorteil ist.

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Dienstwohnung vs. Unterkunft – Mietpreis oder Sachbezugswert?

Wann man bei unentgeltlicher oder verbilligter Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer den ortsüblichen Mietpreis oder den Sachbezugswert ansetzen kann ist davon abhängig, ob es sich um eine Wohnung oder eine Unterkunft handelt. In den Lohnsteuer-Richtlinien 8.1 Absatz 6 ist definiert, wann man von einer Wohnung und wann von einer Unterkunft ausgehen muss. Danach ist eine Wohnung eine „[…] geschlossene Einheit von Räumen, in denen ein selbständiger Haushalt geführt werden kann. Wesentlich ist, dass eine Wasserversorgung und -entsorgung, zumindest eine einer Küche vergleichbare Kochgelegenheit sowie eine Toilette vorhanden sind.“ Dagegen liegt eine Unterkunft vor, wenn Bad, Toilette und Küche nicht direkt im Wohnraum anliegen und zur Mitbenutzung zur Verfügung stehen.

Unterkunft – Sachbezugswert versteuern

Nur wenn dem Arbeitnehmer nach dieser Definition eine Unterkunft verbilligt oder unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird, kann der Sachbezugswert angesetzt werden. Dieser beträgt bundeseinheitlich

• 223,00 Euro monatlich und
• 7,43 Euro pro Tag.

Der Sachbezugswert für Unterkunft bleibt in 2016 unverändert. Dieser Wert gilt für die Belegung der Unterkunft mit einem Beschäftigten. Bei Belegung mit mehreren Beschäftigten vermindern sich die Werte um

• 40% bei zwei Beschäftigten,
• 50% bei drei Beschäftigten und um
• 60% bei mehr als drei Beschäftigten.

Wohnung – Mietpreis versteuern

Handelt es sich nach der Definition der Lohnsteuerrichtlinien um eine Wohnung, wie zum Beispiel eine Dienstwohnung, Firmenwohnung oder Werkswohnung, muss der ortsübliche Mietpreis als Arbeitslohn versteuert werden. Wenn dieser nur schwer oder gar nicht ermittelbar ist, gelten laut § 2 Sozialversicherungs­entgeltverordnung feste Quadratmeterpreise, diese betragen

• 3,92 Euro je Quadratmeter monatlich bei normaler Ausstattung und
• 3,20 Euro je Quadratmeter monatlich bei einfacher Ausstattung.

Für Wohnungen, die der Arbeitgeber verbillig an den Arbeitnehmer vermietet, ermittelt sich der geldwerte Vorteil aus dem Betrag, um den die Miete reduziert wurde. Wenn der Arbeitgeber zum Beispiel eine Wohnung auf dem freien Markt für 700 Euro anmietet und diese an den Arbeitnehmer für 600 Euro weiter vermietet, muss der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil von exakt 100 Euro als Arbeitslohn versteuern.

Vorteil für Arbeitnehmer

Für den Arbeitnehmer ist es generell von Vorteil, wenn er den Sachbezugswert für eine Unterkunft als Arbeitslohn versteuern kann, da dieser in der Regel viel niedriger ausfällt als ortsübliche Mietpreise, die derzeit auf dem Wohnungsmarkt aufgerufen werden. Allerdings muss man bei einer einfachen Unterkunft auf Komfort, wie die eigene Küche der sogar das eigene Badezimmer verzichten.

Geschenke an Mitarbeiter gelten steuerlich als sogenannte Aufmerksamkeiten bzw. Sachleistungen des Arbeitgebers, die bis zu einer gewissen Freigrenze steuerfrei bleiben können. Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, muss der ganze Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Je nach Art der Abrechnung greifen zwei verschiedene Freigrenzen für Sachbezüge oder für Aufmerksamkeiten. Mit den Änderungen der Lohnsteuerrichtlinien von 2015 hat der Bundesrat die Freigrenze für Sachbezüge bestätigt und die Freigrenze für Aufmerksamkeiten erhöht. Welchen Spielraum Sie beim Beschenken Ihrer Mitarbeiter seither haben, erfahren Sie hier.

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Mitarbeitergeschenke: Aufmerksamkeit vs. Sachbezug

Freigrenze für Aufmerksamkeiten erhöht

Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter sind nach R 19.6 LStR 2015 – R 19.6 „Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung des Arbeitnehmers führen […]. Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro, z.B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.“ Diese persönlichen Ereignisse können zum Beispiel der Geburtstag, Weihnachten, Namenstag, Jubiläum, Hochzeit oder die Geburt eines Kindes sein. Geschenke aus bestimmten Anlässen können mehrmals pro Jahr jeweils in Höhe von bis zu 60,00 Euro steuerfrei an Mitarbeiter vergeben werden. Die Freigrenze für Aufmerksamkeiten wurde mit den Änderungen der Lohnsteuerrichtlinien (LStÄR 2015) von 40,00 Euro auf 60,00 Euro angehoben.

Hinweis: Ein Mitarbeitergeschenk im Wert von bis zu 60,00 Euro gilt nur als steuerfreie Aufmerksamkeit, wenn diese an einen persönlichen Anlass gekoppelt ist. Die Belohnung eines Mitarbeiters für besonders gute Leistungen zählt nicht zu diesen Anlässen. 

Freigrenze für Sachbezüge bestätigt

Möchte der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter mit einem Geschenk belohnen, ohne dass ein bestimmter Anlass vorliegt, wie zum Beispiel eine Belohnung aufgrund herausragender Leistungen, kann dieses als steuerfreier Sachbezug bis zu einer Höhe von monatlich 44,00 Euro abgerechnet werden (§ 8 (2) Satz 11 EStG). Der Einsatz von Einkaufsgutscheinen oder Tankgutscheinen im Rahmen des Sachbezuges ist auch nach den Änderungen der Lohnsteuerrichtlinien möglich.

Hinweis: Die Freigrenze von 44,00 Euro im Monat lässt sich für Mitarbeitergeschenke aber nur verwenden, sofern der Betrag nicht schon für andere Sachzuwendungen ausgeschöpft ist. Es ist ferner denkbar beide Freigrenzen der Sachbezüge und Aufmerksamkeiten für Mitarbeitergeschenke in einem Monat auszuschöpfen.

Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Spesensätze für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten für das Ausland für 2016 veröffentlicht. Es haben sich zahlreiche Änderungen ergeben. So wurden für einige Städte, wie zum Beispiel London, die Spesensätze um bis zu 40% erhöht. Für andere Destinationen wurden die Pauschalen zum Teil drastisch gekürzt. Hier stellen wir die Auslöse-Tabelle mit den gesammelten Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand und Übenachtungskosten für alle Länder zur Verfügung und zeigen, in welchen wichtigen Geschäftsreiseländern Sie ab 2016 im Vergleich zu 2015 mehr oder weniger Spesen erhalten.

Während Spesensätze in Deutschland in 2016 gleich niedrig geblieben sind, wurden die Pauschalen für andere Länder erhöht, jedoch zum Teil auch gekürzt. In diesem Jahr sind Großbritannien und Nordirland, China, Indien, Schweiz aber auch Kanada, Schweden und Südafrika betroffen. Auch nach Kürzungen sind die Spesensätze im Ausland im Vergleich zu Deutschland aber auch in 2016 viel höher.

Im Folgenden zeigen wir in welchen wichtigen Geschäftsreiseländern sich die Pauschalen im Vergleich zu 2015 geändert haben. Am Schluss des Artikels finden Sie die Auslöse–Tabelle mit den gesammelten Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland zum Download.

Änderung der Spesensätze im Vergleich zum Vorjahr

China

Shanghai Oriental Pearl TV Tower
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In diesem Jahr wurden interessanterweise für einige Länder die Tagessätze für Verpflegungsmehraufwand angehoben während die Übernachtungspauschale im selben Land gekürzt wurde oder umgekehrt. So zum Beispiel für Hongkong und Shanghai in China. Dort wurden die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand aufgestockt aber die Übernachtungspauschalen gekürzt. Alle Pauschalen für China im Vergleich zum Vorjahr sehen Sie in dieser Tabelle.

Indien

Indien Global Village
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Auch in Indien kommt es ab 2016 für einige Städte wie Kalkutta und Chennai zur Anhebung der Verpflegungspauschale und gleichzeitig zur Kürzung der Übernachtungspauschale. Für Neu Delhi wurden die Spesensätze insgesamt angehoben. Für Geschäftsreisen nach Mumbai wurden alle Pauschalen gekürzt, was Sie in folgender Tabelle sehen können.

Kanada

Toronto Stadt CN Tower
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Wer ab 2016 Geschäftsreisen nach Vancouver oder Toronto unternimmt, kann sich über eine höhere Erstattung von Verpflegungsmehraufwand freuen. In Toronto kommt eine höhere Übernachtungspauschale hinzu. Wobei Reisende nach Vancouver beachten sollten, dass die Übernachtungspauschale von 125 Euro auf 106 Euro gekürzt wurde. Man sollte generell immer prüfen, ob es günstiger ist, sich die tatsächlichen Übernachtungskosten laut Hotelrechnung oder die Übernachtungspauschale erstatten zu lassen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer beide Beträge steuerfrei auszahlen.

Schweiz

Four Season Hotel Genf
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Geschäftsreisende in die Schweiz können sich freuen. Für Genf und alle übrigen Städte in der Schweiz wurden die Tagessätze für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten angehoben. Wie Sie in folgender Tabelle sehen.

Schweden

Stockholm Altstadt
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In Schweden müssen Sie sich in allen Städten auf weniger Verpflegungsmehraufwand einstellen, wobei die Übernachtungspauschale angehoben wurde. Beachten Sie, dass Sie die Übernachtungspauschale regelmäßig nur vom Arbeitgeber steuerfrei ausgezahlt bekommen können. Eine Rückerstattung über die Steuererklärung ist dann jedoch nicht mehr möglich.

Südafrika

Kapstadt
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Für Südafrika wurden Spesensätze für Johannesburg neu eingeführt. In Kapstadt und allen übrigen Städten erhalten Sie ab 2016 weniger Verpflegungsmehraufwand als noch in 2015, wobei auch hier die Übernachtungspauschale aufgestockt wurde.

Großbritannien und Nordirland

London
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In London können sich Reisende über einen satten Aufschlag freuen. Die Übernachtungspauschale ist in London um 40% gestiegen, während sie für alle übrigen Städte in Großbritannien und Nordirland von 119 auf 115 Euro gesenkt wurde. Die Verpflegungspauschale wurde für alle Städte leicht angehoben. Sehen Sie aktuelle Pauschalen zum Vergleich in folgender Tabelle.

Auslöse-Tabelle Ausland 2016

Die Tabelle mit den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, auch Auslöse genannt, die ab 2016 für die verschiedenen Länder und Städte im Ausland gelten, finden Sie hier zum Download.

Auslöse Tabelle Ausland 2016

Sie waren auf Geschäftsreise und möchten die entstandenen Reisekosten vor Ihrem Arbeitgeber abrechnen? Oder Sie wollen Ihren Mitarbeitern ein professionelles Formular für die Reisekostenabrechnung an die Hand geben? Dann nutzen Sie unsere kostenfreie Excel-Vorlage, die wir hier zum Download anbieten. Sie erhalten außerdem eine gut verständliche Ausfüllhilfe zur korrekten Nutzung des intelligenten Formulars.

Reisekostenabrechnung Formular-Download

Wer geschäftlich viel unterwegs ist kennt das Prozedere. Nach jeder Geschäftsreise muss man eine Reisekostenabrechnung machen und beim Arbeitgeber einreichen. In vielen Unternehmen muss die Abrechnung auch tatsächlich manuell über ein entsprechendes Formular angefertigt und Belege zum Nachweis angeheftet werden. Um Ihnen die Reisekostenabrechnung so einfach wie möglich zu machen, stellen wir hier ein überscihtiliches Reisekostenformular zum Download bereit.

Reisekostenabrechnung-Formular-In-und-Ausland-2016

Wie das Formular aufgebaut ist und wie Sie es einfach und schnell ausfüllen können, erfahren Sie jetzt.

Ausfüllhilfe zum Reisekostenformular

Das Formular enthält zwei verschiedene Abrechnungsblätter für Geschäftsreisen im Inland und Ausland und gliedert die einzelnen Kostenarten der Reisekosten in den Abschnitten A bis E. In das Reisekostenformular sind alle angefallenen Reisekosten einzutragen. Jede Kostenart der Reisekosten wird in einem extra Abschnitt verarbeitet.

• A – Fahrtkosten
• B – Verpflegungsmehraufwand
• C – Übernachtungskosten
• D – Sachbezugswerte für Mahlzeiten
• E – Bewirtungsbelege

A – Fahrtkosten

Unter Punkt A Fahrtkosten haben Sie die Möglichkeit die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten sowie die Kilometerpauschale einzutragen. Außerdem können Kosten für Mietwagen, Flugzeug, öffentliche Verkehrsmittel, Parken oder das private Auto berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass Sie für eine Fahrt mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln entweder tatsächliche Kosten oder die Kilometerpauschale geltend machen können, beides zusammen geht leider nicht.

B – Verpflegungsmehraufwand

Unter Punkt B ist der Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt. Sie müssen nur die Anzahl der Tage eintragen an denen Sie mindestens acht oder 24 Stunden geschäftlich unterwegs waren. Das Formular rechnet Ihre Verpflegungspauschalen automatisch aus. Für An- und Abreisetage gilt übrigens immer die Pauschale ab acht Stunden. Wenn Sie kostenfreies Frühstück erhalten haben, tragen Sie die Tage im vorgesehenen Feld ein und der Betrag von 4,80 Euro wird automatisch von den zu erstattenden Verpflegungspauschalen abgezogen.

C – Übernachtungskosten

Im nächsten Punkt C sind Übernachtungskosten einzutragen. Wenn Sie nicht im Hotel übernachtet und keinen Einzelnachweis haben, können Sie die Übernachtungspauschale im Inland von 20,00 Euro pro Nacht geltend machen. Tragen Sie einfach die Anzahl der Übernachtungen in das Feld Pauschale Inland ein. Haben Sie eine Hotelrechnung, dann tragen Sie einfach den Rechnungsbetrag und den Anteil für Frühstück in die vorgesehenen Felder ein. Die Kosten, die auf das Frühstück entfallen werden vom Erstattungsbetrag abgezogen.

D – Sachbezugswert

Wenn Sie kostenfreie Mahlzeiten während der Geschäftsreise vom Arbeitgeber oder Dritten erhalten haben und Sie aufgrund der Kürze der Reise keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen können, dann tragen Sie die Anzahl der Mahlzeiten in die vorgesehenen Felder unter Punkt D ein. Ihnen wird in dem Fall nur der aktuelle Sachbezugswert abgezogen und nicht der tatsächliche Wert der Mahlzeit laut Beleg. Bitte beachten Sie, dass Mahlzeiten nur mit dem Sachbezugswert bewertet werden können, wenn der Geschäftsreisende keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.

E- Bewirtungsbelege

Haben Sie während der Geschäftsreise an Geschäftsessen teilgenommen oder haben Sie Geschäftspartner zum Essen eingeladen? Dann tragen Sie den Rechnungsbetrag in das vorgesehene Feld unter Punkt E- Bewirtungsbelege ein. Wichtig ist, dass die Voraussetzungen für ein Geschäftsessen gegeben sind und externe Geschäftspartner teilgenommen haben, andernfalls handelt es sich eventuell um eine Mitarbeiterbewirtung. Heften Sie alle Bewirtungsbelege unbedingt an die Reisekostenabrechnung an. Eine gute Vorlage für einen Bewirtungsbeleg, finden Sie hier.

Zum Schluss

Am Schluss steht nun der Gesamtbetrag Ihrer Reisekostenabrechnung, den Sie erstattet bekommen. Unterschreiben Sie die Reisekostenabrechnung, heften Sie alle Quittungen und Belege hinten dran und reichen Sie sie in der Buchhaltung oder der Personalabteilung ein. Wenn Sie Ihre Geschäftsreise ins Ausland geführt hat, nutzen Sie das Formularblatt Ausland und tragen Sie die Reiskostenpauschalen für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand manuell ein. Die aktuellen Pauschalen finden Sie hier.

Als Sachbezug bezeichnet man geldwerte Einnahmen, die nicht in Geld sondern in Sachleistungen bestehen. Sachbezüge zählen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, der einem Arbeitnehmer aufgrund seines Arbeitsverhältnisses zufließt. Als sogenannter geldwerter Vorteil ist der Sachbezug lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Bis zu einer gewissen Freigrenze bleiben bestimmte Sachleistungen jedoch steuerfrei. Wann Sachbezüge steuerfrei sind, wie sie lohnsteuerlich bewertet werden und was Arbeitnehmer und Arbeitgeber außerdem beachten müssen, erfahren Sie hier.

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Typische Sachbezüge und lohnsteuerliche Bewertungsverfahren

Typische Sachbezüge, die von Arbeitgebern häufig gewährt werden sind:

• Mahlzeiten (Geschäftsessen, Arbeitsessen, Zuschuss zu Mahlzeiten)
• Gutscheine (Essensmarken, Restaurantschecks, Tankgutscheine, etc.)
• Jobtickets
• Firmenwagen
• Mitarbeitergeschenke
• Dienstwohnung
• Diensthandy
• Dienstlaptop
• Verbilligte Waren an Mitarbeiter
• Freiflüge / Schnäppchenflüge an Mitarbeiter

Sachbezüge werden nach bestimmten Rechenverfahren lohnsteuerlich bewertet und dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet. Die lohnsteuerlichen Bewertungsverfahren von Sachbezügen sind in  § 8 EStG formuliert. Folgende Tabelle gibt einen kurzen Überblick.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten und Unterkunft

Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten und Unterkunft werden jedes Jahr aktualisiert und in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgesetzt. Unter folgenden Links finden Sie die aktuellen Sachbezugswerte für 2016:

• Sachbezugswerte Mahlzeiten 2016
• Sachbezugswerte Wohnung und Unterkunft 2016

Freigrenze und Rabattfreibetrag

Für bestimmte Sachbezüge gilt eine sogenannte Freigrenze von 44 Euro, bis zu der die Versteuerung als Arbeitslohn ausbleiben kann. Zu diesen gehören zum Beispiel Gutscheine, wie Tankgutscheine oder Essensgutscheine. Die Freigrenze gilt aber nicht für Sachzuwendungen, die mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden können oder für die der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro im Jahr gilt. Der Rabattfreibetrag kommt für Produkte und Dienstleistungen zum Ansatz, die das Unternehmen selber herstellt oder anbietet und seinen Arbeitnehmern zu besonderen Konditionen anbietet. Erst ab Erreichen dieses Rabattfreibetrages müssen die Beträge dem lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet werden. Ein anschauliches Beispiel sind Rabattflüge, die Fluggesellschaften ihren Mitarbeitern anbieten.

Umsatzsteuerliche Behandlung von Sachbezügen an Arbeitnehmer

Die Sachbezüge, die Arbeitgeber an ihre Mitarbeiter erbringen sind nach § 3 Abs. 1 Buchst. b)  Nr. 2 UStG bzw. § 3 Abs 9 Buchst a) Nrn. 1 und 2 UStG der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Die Bemessungsgrundlage sind die tatsächlichen Kosten, die der Arbeitgeber für Sachzuwendungen aufgewendet hat. Der oben erwähnte Rabattfreibetrag, der für Arbeitnehmer gilt, hat für die Umsatzsteuer keine Bedeutung.

Es muss nicht immer die Gehaltserhöhung sein. Arbeitgeber lassen ihren Mitarbeitern auch gerne Sachleistungen zukommen, um ihre Motivation zu steigern oder sie an das Unternehmen zu binden. Zu den bekanntesten Sachleistungen oder Sachbezügen zählen zum Beispiel der Firmenwagen oder das Firmenhandy aber auch Zuschüsse zu Mahlzeiten fallen darunter. Leider sind diese Sachleistungen nicht von der Lohnsteuer befreit, sondern werden dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet. In der Vergangenheit war nicht eindeutig geklärt, wie Zuschüsse zu Mahlzeiten bewertet und versteuert werden und welche Voraussetzungen gegeben sein müssen. Zu dieser Frage hat das Bundesfinanzministerium jetzt in einem aktuellen Schreiben Stellung genommen.

Erfahren Sie hier, wie Sie den Zuschuss des Arbeitgebers zu Mahlzeiten zu Ihrem Vorteil versteuern und was gilt, wenn der Essenszuschuss auf Geschäftsreisen oder in Form einer Essensmarke gewährt wird.

Foto: pixabay

Sachbezugswert für Zuschüsse zu Mahlzeiten

Im Allgemeinen gilt Folgendes: Wenn der Arbeitgeber Zuschüsse für Mahlzeiten des Arbeitnehmers gewährt, werden diese nicht mit ihrem tatsächlichen Wert, sondern mit dem sogenannten Sachbezugswert bewertet. Den amtlichen Sachbezugswert für Mahlzeiten muss der Arbeitnehmer dann als geldwerten Vorteil versteuern. Der Sachbezugswert für Mahlzeiten von aktuell

• 1,67 Euro für ein Frühstück und
• 3,10 Euro für ein Mittagessen

ist meist viel geringer als der tatsächliche Wert der Mahlzeit. Hierbei ist zu beachten, dass der Essenszuschuss in Form einer Essensmarke, eines Restaurantschecks, Essensgutscheines oder als Geldleistung erfolgen kann. In allen Fällen kann der Sachbezugswert angesetzt werden. Jedoch gibt es aktuell bestimmte Voraussetzungen zu beachten. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Voraussetzungen

Das Bundesfinanzministerium hat in einem aktuellen Schreiben die Grundvoraussetzungen aufgelistet, die Sie beachten sollten, damit der Zuschuss zu Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert bewertet werden kann.

Diese sind:

• Der Arbeitnehmer muss tatsächlich eine Mahlzeit erwerben.
• Der Arbeitnehmer darf pro Arbeitstag nur einen Zuschuss beanspruchen.
• Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen,
• Der Zuschuss darf den tatsächlichen Wert der Speise nicht übersteigen.
• Der Zuschuss darf nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die auf Geschäftsreisen Verpflegungsmehraufwand geltend machen können.

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, muss der Zuschuss in voller Höhe dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet werden. Der Arbeitgeber steht hier in der Pflicht nachzuweisen, dass die oben genannten Voraussetzungen erfüllt wurden. Das bedeutet in der Praxis, dass er alle Bewirtungsbelege und sonstige Abrechnungen zum Lohnkonto aufbewahren muss.

Hinweis: Bei Essensmarken und Restaurantschecks gilt seit 2015 eine abweichende Regelung im Zusammenhang mit dem Verpflegungsmehraufwand. Mahlzeiten, die nach Einlösung eines Wertgutscheines eingenommen wurden, können auch dann mit dem Sachbezugswert bewertet werden, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann. Auch über die Dreimonatsfrist hinaus. Dies wurde im BMF-Schreiben vom 05. Januar 2015 festgelegt. Die Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchstabe d gilt nicht mehr.

Was bedeutet das für Geschäftsreisende?

Auf Geschäftsreisen gewährte Essenszuschüsse können nicht mit dem Sachbezugswert bewertet werden, wenn der Reisende Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann. Dies ist der Fall, solange die Geschäftsreise weniger als drei Monate andauert und die kritische Dreimonatsfrist noch nicht abgelaufen ist. Ab dem Tag des Überschreitens der Dreimonatsfrist können Zuschüsse zu Mahlzeiten aber wieder in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes bewertet werden.

Erhält der Geschäftsreisende aber eine Essensmarke oder im weitesten Sinne einen Wertgutschein für Mahlzeiten, so kann der niedrige Sachbezugswert auch dann angesetzt werden, wenn der Geschäftsreisende innerhalb der Dreimonatsfrist Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.

Tipp zum Schluss

Wenn Ihnen der Arbeitgeber einen Zuschuss zu Mahlzeiten anbietet, fragen Sie, ob Sie diesen in Form eines Restaurantschecks oder einer Essensmarke bekommen können, da in diesem Fall immer der Sachbezugswert angesetzt werden kann und Ihre Steuerlast sinkt. Andernfalls müssen Sie eventuell den gewährten Zuschuss in voller Höhe versteuern.

Wer beruflich viel unterwegs ist und manchmal sogar mehrere Termine an einem Tag in verschiedenen Ländern wahrnimmt, hat ein aufregendes Leben. Nicht weniger aufregend ist die Reisekostenabrechnung, die in diesen Fällen erstellt werden muss. Denn es ist nicht immer einfach, die richtigen Länderpauschalen für Verpflegungsmehraufwand zu bestimmen, wenn der Geschäftsreisende an einem Tag in verschiedenen Staaten war oder wenn die Geschäftsreise nach einem Zwischenstopp am Heimatort gleich fortgesetzt wird. Wir zeigen anhand von fünf Beispielen, wie Sie die Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen richtig berechnen.

Grundsätze zur Bestimmung der Verpflegungspauschale

Bei eintägigen oder mehrtägigen Geschäftsreisen ins Ausland gelten bestimmte Grundsätze zur Ermittlung der jeweiligen Länderpauschale für den Verpflegungsmehraufwand. Zunächst muss man wissen, dass bei der Reisekostenabrechnung immer die einzelnen Kalendertage zugrunde gelegt werden. D.h. die Abwesenheitszeiten von mehreren Reisetagen werden nicht zusammengerechnet, sondern nur pro Kalendertag, also von 0:00 bis 24:00 Uhr betrachtet. Es sei denn die Geschäftsreise wurde nach 16:00 begonnen und vor 8:00 Uhr des Folgetag beendet. Nur in diesem Fall können die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet werden. Der Reisende würde die Pauschale des Ortes erhalten, an dem er sich die überwiegende Zeit aufgehalten hat (siehe hierzu: Dienstreisen mit Nachtarbeit).

Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist es einfach, es gilt jeweils der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Bei mehrtägigen Geschäftsreisen in verschiedene Staaten wird es etwas schwieriger. Für An- und Abreisetage sowie für Zwischentage mit 24 Stunden Abwesenheit gilt nach § 9 Absatz 4a EStG Folgendes:

• Bei Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland gilt jeweils der Pauschbetrag des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird (Anreisepauschale).
• Bei Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland (Abreisepauschale).
• Für Zwischentage mit 24 Stunden Abwesenheit gilt der Pauschbetrag des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat (24-Stunden Pauschale).

Bei Flugreisen, die sich über einen oder mehrere Tage erstrecken, bleiben Zwischenlandungen in der Regel unberücksichtigt. Außerdem gilt folgendes:

• Bei Flugreisen vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland mit Ankunft am selben Tag gilt die Anreisepauschale des Ziellandes.
• Bei Flugreisen vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland mit Ankunft am nächsten Tag gilt die Abreisepauschale des Abfluglandes plus die 24-Stunden Pauschale des Ziellandes.
• Bei Flugreisen vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland mit Ankunft nach mehr als zwei Tagen gilt für die Tage, die zwischen Abflug und Ankunft liegen, die Pauschale für Österreich (siehe: R 9.6 LStR 2015 – R 9.6).

Die aktuellen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland für 2016 finden Sie hier. Anhand der folgenden Beispiele aus dem Berufsalltag möchten wir jetzt zeigen, wie der Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen richtig berechnet wird.

Flughafenrolltreppen, Quelle: Pixabay

1. Beispiel: Anreise und Weiterreise am selben Tag, Rückreise am nächsten Tag

Ein Mitarbeiter bricht am Montagmorgen um 9:00 Uhr von Berlin nach Paris auf und reist noch am selben Tag weiter nach London. Am Dienstagabend kommt er gegen 21.00 Uhr wieder zu Hause an. Welcher Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand gilt an beiden Tagen?

Lösung: Für den Anreisetag gilt der Spesensatz des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. In diesem Fall gilt die Anreisepauschale für London. Dienstag ist bereits der Abreisetag aus London zurück nach Deutschland. Der Reisende kann die Spesenpauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland geltend machen, in diesem Fall die Abreisepauschale für London. Auch wenn der Reisende übernachtet und mehr als 24 Stunden unterwegs ist, gilt nicht die 24-Stunden Pauschale sondern nur die Spesensätze für An- und Abreisetage.

• Montag: Anreisepauschale London: 41,00 Euro
• Dienstag: Abreisepauschale London: 41,00 Euro
• Erstattungsbetrag: 82,00 Euro

2. Beispiel: Anreise und Rückreise am selben Tag

Ein Mitarbeiter bricht am Montagmorgen um 9 Uhr von Berlin nach Paris auf und reist noch am selben Tag zurück. Am Montagabend um 21:00 Uhr kommt er wieder zu Hause an. Gilt die Anreise- oder die Abreisepauschale?

Lösung: Bei eintägigen Reisen ins Ausland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Es gilt der Pauschbetrag für Paris.

• Montag: Pauschbetrag für Abwesenheit von mehr als 8 h Paris: 39,00 Euro
• Erstattungsbetrag: 39,00 Euro

3. Beispiel: Rückreise und Weiterreise am selben Tag mit Zwischenstopp zu Hause

Ein Mitarbeiter bricht an einem Mittwoch um 9:00 Uhr nach einem zweitägigen Aufenthalt in Paris nach London auf und legt einen Zwischenstopp zu Hause in Deutschland ein. Noch am selben Tag kommt er am Abend um 21:00 Uhr in London an. Am nächsten Tag reist er zurück und erreicht seinen Heimatort um 13:00 Uhr. 

Lösung: Der Zwischenstopp am Heimatort in Deutschland bleibt für die Berechnung der Verpflegungspauschalen unberücksichtigt. Der Reisende erhält die folgenden Pauschalen für Paris und London.

• Montag: Anreisepauschale Paris: 39,00 Euro
• Dienstag: 24-Stunden Pauschale Paris: 58,00 Euro
• Mittwoch: 24-Stunden Pauschale London: 62,00 Euro
• Donnerstag: Abreisepauschale London: 41,00 Euro
• Erstattungsbetrag: 200,00 Euro

Foto: pixabay

4. Beispiel: Anreise und Abreise mit dem Flugzeug erstrecken sich über zwei Tage

Ein Mitarbeiter startet Montagabend um 22:00 Uhr seine Flugreise von Frankfurt nach Bangkok. Nach einer Flugdauer von ca. 11 Stunden kommt er am Dienstagnachmittag um 14:10 Ortszeit in Bangkok an. Am Donnerstagabend tritt er die Heimreise an und kommt am Freitagnachmittag wieder zu Hause an.

Lösung: Findet die Anreise mit dem Flugzeug über Nacht statt und erstreckt sie sich über zwei Tage, wird für den ersten Tag die Anreisepauschale für Deutschland fällig. Für den zweiten, dritten und vierten Tag erhält der Reisende die 24-Stunden Pauschale für Thailand. Für den Tag der Ankunft in Deutschland kann der Reisende die Abreisepauschale für Thailand geltend machen.

• Montag: Anreisepauschale Deutschland: 12,00 Euro
• Dienstag: 24-Stunden Pauschale Thailand: 32,00 Euro
• Mittwoch: 24-Stunden Pauschale Thailand: 32,00 Euro
• Donnerstag: 24-Stunden Pauschale Thailand: 32,00 Euro
• Freitag: Abreisepauschale Thailand: 21,00 Euro
• Erstattungsbetrag: 129,00 Euro

5. Beispiel: Zweitägige Anreise mit Zwischenlandung vor 24 Uhr Ortszeit

Ein Mitarbeiter begibt sich am Montagnachmittag auf die Geschäftsreise nach Neu Delhi. Vor 24 Uhr Ortszeit findet eine Zwischenlandung in Dubai statt. Die Weiterreise erfolgt noch in der Nacht nach 3 Stunden Aufenthalt auf dem Flughafen. Am Dienstagnachmittag kommt der Reisende in Neu Delhi an. Die Rückreise erfolgt am Donnerstag mit Ankunft am Freitagnachmittag in Deutschland.

Lösung: Zwischenlandungen bei längeren Flugreisen bleiben dann unberücksichtigt, wenn durch sie keine Übernachtungen nötig werden. In unserem Fall erhält der Reisende für den Abflugtag die Anreisepauschale des Abfluglandes Deutschland, für den Tag der Ankunft gibt es die 24-Stunden Pauschale für Neu-Delhi. Für die weiteren zwei Tage gilt ebenfalls die 24 Stunden Pauschale für Neu Delhi. Für den Tag der Ankunft in Deutschland gibt es die Abreisepauschale für Neu Delhi.

• Montag: Anreisepauschale Deutschland: 12,00 Euro
• Dienstag: 24-Stunden Pauschale Neu Delhi: 50,00 Euro
• Mittwoch: 24-Stunden Pauschale Neu Delhi: 50,00 Euro
• Donnerstag: 24-Stunden Pauschale Neu Delhi: 50,00 Euro
• Freitag: Abreisepauschale Neu Delhi: 33,00 Euro
• Erstattungsbetrag: 195,00 Euro

Tipps zum Schluss

Wählen Sie Ihre Reiseroute am besten so, dass Sie das Land mit der höchsten Verpflegungspauschale möglichst vor 24 Uhr Ortszeit erreichen, da diese Pauschale dann für den gesamten Reisetag gilt, egal wie lange Sie in dem Land waren. Wählen Sie die Anreise, wenn möglich, spät und die Abreise möglichst früh am Tag, da Sie immer die volle An- oder Abreisepauschale für den Tag erhalten, egal, wie lange Sie unterwegs waren. Wenn Sie bspw. eine Geschäftsreise von Berlin nach London unternehmen, würden Sie für den Tag der Anreise immer 41,00 Euro bekommen, egal, ob Sie Ihre Reise um 9:00 Uhr morgens oder um 21:00 abends angetreten haben. Lesen Sie auch unsere Top 5 Spesen-Tipps.