Nach den umfangreichen Gesetzesänderungen der Reisekostenreform 2014 haben sich wichtige Änderungen bei  Geschäftsessen auf Dienstreisen ergeben. Die frühere Regelung, dass bei Geschäftsessen der volle Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstattet werden kann, ist hinfällig. Nur in einem speziellen Fall erhält der Arbeitnehmer weiterhin seine volle Verpflegungspauschale, auch wenn er an einem Geschäftsessen teilgenommen hat.

Erstattung von Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsessen – aktuelle Änderungen

Foto: Rainer Sturm / pixelio

Das neue Reisekostenrecht schreibt vor, dass die Verpflegungspauschale künftig nicht mehr in voller Höhe steuerfrei ausgezahlt werden kann, wenn der Geschäftsreisende Mahlzeiten erhält, die im eigenbetrieblichen Interesse vom Arbeitgeber oder einem Dritten gestellt werden. Folglich müssen die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand auch dann gekürzt werden, wenn der Arbeitnehmer an einem Geschäftsessen teilgenommen hat. Es kommt nicht mehr darauf an, ob es sich um eine Mitarbeiterbewirtung oder ein Geschäftsessen handelt, sondern vielmehr, wer zum Essen eingeladen hat, bzw. in wessen Interesse und auf wessen Veranlassung das Essen stattfindet und wer zahlt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale beträgt ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden:

• 20% der vollen Verpflegungspauschale bei Frühstück (4,80 €),
• 40% der vollen Verpflegungspauschale bei Mittag- oder Abendessen (9,60 €).

Eine Kürzung der Pauschale um den niedrigeren Sachbezugswert ist ab 2014 generell nicht mehr möglich. Zur Verdeutlichung der neuen Regelung werden nachfolgend drei Fälle unterschieden, wobei der Arbeitnehmer im dritten und letzten Fall trotz Geschäftsessen doch die volle Verpflegungspauschale erhält.

Drei Fälle mit Lösung zur Verdeutlichung

Fall 1: Lädt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zusammen mit Kunden zu einem Mittagessen ein, um z.B. den weiteren Projektverlauf zu besprechen, handelt es sich formell um ein Geschäftsessen. Es liegt ein geschäftlicher Anlass für das Essen vor und externe Geschäftspartner sind anwesend. Ab 2014 kann dem anwesenden Arbeitnehmer aber keine volle Verpflegungspauschale mehr erstattet werden.

• Lösung 2013: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn es handelt sich um ein Geschäftsessen.
• Lösung 2014: Verpflegungspauschale muss gekürzt werden.

Fall 2: Im Rahmen eines Termins bei einem externen Kunden geht der Mitarbeiter gemeinsam mit den Kunden essen. Die Rechnung wird auf das Unternehmen des Mitarbeiters ausgestellt, so dass der Arbeitgeber die Rechnung zahlt. Ab 2014 kann dem Mitarbeiter keine volle Verpflegungspauschale ausgezahlt werden.

• Lösung 2013: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn es handelt sich um ein Geschäftsessen.
• Lösung 2014: Verpflegungspauschale muss gekürzt werden.

Fall 3: Ein Mitarbeiter wird vom Kunden zum Essen eigeladen, um die Einzelheiten eines abzuschließenden Vertrages zu besprechen. Der Kunde zahlt die Rechnung. In diesem Fall handelt es sich nicht um ein arbeitgeberveranlasstes Essen. Die Verpflegungspauschale kann ungekürzt ausgezahlt werden.

• Lösung 2013: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn es handelt sich um ein Geschäftsessen.
• Lösung 2014: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn der Kunde hat das Essen bezahlt und die Bewirtung war nicht vom Arbeitgeber veranlasst.

Hinweis: Wenn ein Mitarbeiter zum Geschäftsessen eingeladen wird, dieses aber nicht im Rahmen einer Dienstreise mit Abwesenheit von mehr als 8 Stunden abgehalten wird, kann selbstverständlich kein Verpflegungsmehraufwand gezahlt werden. Es muss aber auch kein Sachbezugswert versteuert werden. Denn auch in 2014 begründet die Bewirtung von Geschäftspartnern grundsätzlich keinen Arbeitslohn.

Quellenverweis und rechtliche Grundlage

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Die Reisekostenreform mit Gültigkeit ab 2014 wurde in dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 30. September 2013 festgeschrieben. Die relevanten Belege zum oben geschilderten Sachverhalt finden sich unter Punkt 3 b) Kürzung der Verpflegungspauschalen, § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG und werden wie folgt angeführt:

zu Fall 1: “Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist nach § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird.” (BMF Schreiben: Seite 36)

zu Fall 2: “Die Kürzung gilt daher auch für die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG oder an einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Arbeitsessen (R 19.6 Absatz 2 Satz 2 LStR 2013), wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Es kommt nicht darauf an, ob Vorteile aus der Gestellung derartiger Mahlzeiten zum Arbeitslohn zählen.” (BMF Schreiben: Seite 37)

zu Fall 3: “Nimmt der Arbeitnehmer hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es in aller Regel an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit; in diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen.” (BMF Schreiben: Seite 37)

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Arbeitnehmer profitieren seit Beginn des Jahres 2014 von dem Inkrafttreten der Reisekostenreform und höheren Spesen auf Geschäftsreisen, denn die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwand ist bei kürzerem Aufenthalt auf Geschäftsreise gestiegen. Vielen Arbeitgebern ist gerade diese Neuregelung ein Dorn im Auge und sie halten schlichtweg an den alten, niedrigeren Verpflegungspauschalen und der dreistufigen Staffelung fest. Es stellt sich jedoch die Frage, ob das rechtlich überhaupt möglich ist. Wir gehen dieser Frage nach.

Wir klären im Kurzüberblick, ob der Arbeitgeber:

• Verpflegungsmehraufwand erstatten muss,
• höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ab 2014 und die zweistufige Staffelung einhalten muss,
• mit negativen Konsequenzen bei Nichteinhaltung zu rechnen hat.

Muss der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwand erstatten?

Welche konkreten Leistungen der Arbeitgeber vergütet regelt generell der Arbeitsvertrag. Hier eingeschlossen ist ebenfalls die Erstattung von Reisekosten bei Geschäftsreisen und damit auch, ob und in welcher Höhe Verpflegungsmehraufwand vergütet wird. Es gilt das Recht des Dienstvertrages (§§ 611 bis 630 BGB).

Zur Erstattung von Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber gilt generell:

1. Der Arbeitgeber ist rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen zu erstatten. Nur wenn im Arbeitsvertrag explizit festgehalten wurde, dass der Arbeitgeber die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand übernimmt, kann sich der Arbeitnehmer auf die rechtliche Verpflichtung seitens des Arbeitgebers berufen.
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2. Wenn der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale erstattet, muss er nicht zwangsläufig den steuerfrei zulässigen Höchstbetrag auszahlen. Er kann dem Arbeitnehmer auch weniger zahlen, und diesen auf sein Recht verweisen, dass der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen kann.
3. Der Arbeitgeber kann die Erstattung der Verpflegungspauschale komplett verweigern. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dies ist jedoch generell für den Arbeitnehmer nachteilig, wie dieses Beispiel (siehe Frage 5.) zeigt.

>> Fazit: Der Arbeitgeber ist rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet, die Verpflegungspauschale weder in Höhe der steuerfrei zulässigen Höchstbeträge noch in geringerer Höhe zu erstatten. Er muss gar nichts erstatten.

Muss Arbeitgeber höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ab 2014 und die zweistufige Staffelung einhalten?

Wir haben bereits von vielen unzufriedenen Arbeitnehmern gehört, dass ihre Arbeitgeber einfach an den alten Regelungen festhalten und bei Geschäftsreisen ab 8h Abwesenheit nur 6 € statt der ab 2014 möglichen 12 € für Verpflegungsmehraufwand erstatten. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber natürlich weniger als die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen erstatten, allerdings kann er nicht einfach an den alten Regelungen von vor der Reisekostenreform festhalten und den Verpflegungsmehraufwand nach der dreistufigen Staffelung auszahlen. Die Bekanntmachung des Bundesministeriums für Finanzen zu den Reformen im Reisekostenrecht ab 2014 gilt für alle. Die neuen Regelungen müssen, so steht es ausdrücklich im Schreiben, ab 1. Januar 2014 umgesetzt werden. Es bleibt also Folgendes festzuhalten:

>> Fazit: Der Arbeitgeber darf grundsätzlich weniger als die gesetzlich zulässigen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand erstatten. Der Arbeitgeber darf Pauschalen jedoch nicht nach der alten dreistufigen Staffelung erstatten, sondern muss die zweistufige Staffelung, wie in der Tabelle dargestellt, nach neuem Reisekostenrecht anwenden.

Welche möglichen negative Konsequenzen drohen dem Arbeitgeber?

Reisekosten sind für die Lohnsteuer-Außenprüfung (LStAp) generell ein lohnendes Prüfungsfeld, da es aufgrund ständiger Neuregelungen häufiger zu steuerlich falschen Behandlungen kommt. Eine steuerlich falsche Behandlung wäre auch, wenn Verpflegungsmehraufwand einfach nach der alten Regelung erstattet wird. Prüfer schauen darüber hinaus gerne bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten hin, ob die Dreimonatsfrist bei der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand eingehalten wurde oder bei Firmenwagenüberlassung, ob der geldwerte Vorteil für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte korrekt versteuert wurde.

Generell kann man davon ausgehen, dass bei einer Prüfung zunächst geschaut wird, in welcher Höhe Reisekosen erstattet wurden. Nur bei einem entsprechend hohen Volumen lohnt sich der Aufwand für die Prüfer. Auch auf ggf. bestehende Reiserichtlinien wird bei einer Prüfung zurückgegriffen.

Fazit

Obwohl sich Arbeitgeber an die neuen Regelungen im Reisekostenrecht halten müssen, können sie grundsätzlich weniger Verpflegungsmehraufwand als die neuen gesetzlichen Pauschalen erstatten. Maßgeblich ist, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Erstattet der Arbeitgeber weniger oder gar nichts, kann der Arbeitnehmer die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen. Bitte beachten Sie auch unsere weiteren Beiträge zum Verpflegungsmehraufwand.

Viele Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen von ihrem Arbeitgeber auch für die private Nutzung zur Verfügung gestellt bekommen, zahlen bestimmte Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, aus der eigenen Tasche. Eine Vielzahl von Fragen ergeben sich, wie z.B.:

• Wie lassen sich diese Kosten verrechnen, wenn man zusätzlich den sogenannten geldwerten Vorteil, der sich aus der Privatnutzung ergibt, entweder nach der 1% Methode oder der Fahrtenbuchmethode versteuert?
• Wie sieht die Sachlage aus, wenn man bestimmte Kosten privat übernommen hat, sich diese aber nicht in Privatnutzung und betriebliche Nutzung des Firmenwagens aufspalten lassen? Z.B. wenn man das Benzin oder die Autowäsche gezahlt hat?

Leider erkennt das Finanzamt nicht jede Form der Kostenbeteiligung an. Wir klären, welche Form der Kostenbeteiligung für Sie steuerlich zu empfehlen ist und wie Sie den geldwerten Vorteil korrekt berechnen.

Kostenbeteiligung bei außerdienstlicher Nutzung des Firmenwagens – Nutzungsentgelte

Wer seinen Firmenwagen auch privat nutzt, muss bekanntlich einen sogenannten geldwerten Vorteil versteuern. Dieser steuerpflichtige geldwerte Vorteil reduziert sich, wenn der Nutzer des Fahrzeugs Kosten, die für die Privatnutzung anfallen, übernimmt. Man spricht hier von einem sogenannten Nutzungsentgelt, das der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber leistet. Die lohnsteuerliche Behandlung der Nutzungsentgelte wurde in 2013 neu geregelt, das Bundesfinanzministerium hat dazu in einem Schreiben Stellung genommen (BMF Schreiben vom 19.04.2013).

Foto: Thorben Wengert / Pixelio

Danach sind Nutzungsentgelte nur dann auf den geldwerten Vorteil anzurechnen, wenn diese der privaten Nutzung zugeordnet werden können. Das Nutzungsentgelt kann pauschal einmal im Monat oder in Höhe eines vereinbarten Kilometersatzes pro tatsächlich gefahrenen Kilometer (z.B. in Höhe der Kilometerpauschale) an den Arbeitgeber gezahlt werden. Eine dritte Variante der vom Finanzamt anerkannten Nutzungsentgelte sind Leasingraten, die der Arbeitnehmer auf einem abgekürzten Dienstweg direkt an einen Dritten leistet. Einzelne Kraftfahrzeugkosten, wie z.B. Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge oder Wagenwäsche werden ausdrücklich nicht als Nutzungsentgelte anerkannt, denn sie lassen sich nicht eindeutig auf die außerbetriebliche Nutzung zuordnen. Weiterhin wurde im BMF-Schreiben festgehalten, dass Nutzungsentgelte, die den zu zahlenden geldwerten Vorteil (Nutzungswert) übersteigen, weder zu Arbeitslohn noch zu Werbungskosten führen.

Es bleibt festzuhalten, dass Nutzungsentgelte den geldwerten Vorteil bei außerdienstlicher Nutzung eines Firmenwagens mindern. Außerdienstliche Fahrten können sein:

• private Fahrten
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung

Nutzungsentgelte werden in folgender Weise vom Finanzamt anerkannt:

• monatliche pauschale Zahlung
• Zahlung pro privat gefahrenen Kilometer, z.B. in Höhe der Kilometerpauschale (0,30€/ km)
• Zahlung einer Leasingrate auf Weisung des Arbeitgebers an einen Dritten (abgekürzter Zahlungsweg)

Nicht als Nutzungsentgelt (Kostenbeteiligung) anerkannt werden einzelne Kraftfahrzeugkosten, wie z.B.:

• Treibstoffkosten
• Versicherungsbeiträge
• Wagenwäsche

Berechnung des geldwerten Vorteils bei Kostenbeteiligung

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Im Folgenden wird der geldwerte Vorteil berechnet, den der Arbeitnehmer zu versteuern hat, wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen entweder nach der 1% Methode oder der Fahrtenbuchmethode versteuert, sich aber zusätzlich an den Kosten für die außerbetriebliche Nutzung in Höhe eines wie oben erläuterten Nutzungsentgeltes beteiligt hat.

A) Beispiel 1% Methode

Die Versteuerung des Firmenwagens nach der 1% Methode erfolgt zu 1% des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeuges zuzüglich 0,03% des Bruttolistenpreises pro Arbeitsweg (einfache Strecke Wohnort – Arbeitsstätte). Bei Kostenbeteiligung der außerbetrieblichen Nutzung wird das Nutzungsentgelt vom geldwerten Vorteil abgezogen.

Ausgangslage:

• Bruttolistenpreis: 50.000 €
• einfache Wegstrecke Wohnung – Arbeitsort: 10 km
• privates Nutzungsentgelt: pauschal 200 € pro Monat

Berechnung:

• geldwerter Vorteil: 1% des Bruttolistenpreises = 500 €
• 0,03% des Bruttolistenpreises: 15 €
• geldwerter Vorteil: 0,03% pro Kilometer: 15 € x 10 km = 150 €
• geldwerter Vorteil pro Monat: 500 € + 150 € – 200 € = 450 €
• geldwerter Vorteil pro Jahr = 5.400 €

B) Beispiel Fahrtenbuchmethode

Bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode werden alle Fahrten lückenlos in das Fahrtenbuch eingetragen. Ebenfalls einzutragen ist, ob die Fahrt geschäftlich oder privat erfolgt ist. Das sich dann ergebende Verhältnis über private und geschäftliche Fahrten ist Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils der zuvor zugrunde gelegten Gesamtkosten des Firmenwagens. Die Kosten, die der Firmenwagenfahrer von vornherein selber getragen hat, werden von den Gesamtkosten abgezogen, sodass sich der geldwerte Vorteil verringert.

Ausgangslage:

• jährliche Gesamtkosten des Firmenwagens (Abschreibung, Unterhaltungskosten): 10.000 €
• privates Nutzungsentgelt: 60 € monatlich (=720 € jährlich)
• 70% geschäftliche, 30% private Nutzung (durch Auflistung aller Fahrten ermittelt)

Berechnung

• jährliche Gesamtkosten des Firmenwagens nach Abzug Nutzungsentgelt: 9.280 €
• geldwerter Vorteil pro Jahr: 9.280 € x 30% = 2.784 €

Schlussbemerkung

Bei korrekter Abrechnung des sogenannten Nutzungsentgeltes, entweder pauschal, pro Kilometer oder in Form von Leasingraten, lässt sich der geldwerte Vorteil und damit die Steuerlast des Firmenwagennutzers mindern. Sie sollten jedoch in keinem Fall einfach irgendwelche Kosten, wie z.B. Benzin oder die Wagenwäsche für Ihren Firmenwagen aus der eigenen Tasche zahlen, denn diese sogenannten Einzelkosten lassen sich nicht auf den geldwerten Vorteil anrechnen.

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Bei Geschäftsreisen erworbene Bonusmeilen und den dafür erhaltenen Prämienleistungen handelt es sich grundsätzlich um Sachprämien, die im Sinne der Sachbezüge unter bestimmten Voraussetzungen versteuert werden müssen. Clevere Geschäftsreisende finden allerdings einen Weg, wie der Wert der Bonusmeilen, die sie auf Geschäftsreisen erflogen haben steuerfrei bleibt. Erfahren Sie jetzt, wie Ihre geschäftlich erflogenen Bonusmeilen steuerfrei bleiben.

Versteuerung von geschäftlich erflogenen Bonusmeilen

Bonusmeilen und damit verbundene Prämienleistungen, die ein Arbeitnehmer im Rahmen eines Vielfliegerprogramms, wie z.B. Miles & More, auf Dienstreisen sammelt, stehen grundsätzlich dem Arbeitgeber zu. Gewährt dieser die private Nutzung der Bonusmeilen, so entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil (wie z.B. auch beim Firmenwagen), der im Sinne der lohnsteuerlichen Sachbezüge wie Arbeitslohn versteuert werden muss. Da sich die Bewertung des geldwerten Vorteils der Bonusmeilen in der Praxis als schwierig heraus stellt, erfolgt die Versteuerung in der Regel über einen Pauschalsteuersatz für Bonusmeilen. Dieser ist nach § 37a EStG auf eine Höhe von 2,25% festgesetzt. Bemessungsgrundlage ist immer der Bonuswert bzw. der Wert der Prämien (z.B. Kosten eines Upgrades oder Freifluges).

Beispiel: Ein Arbeitgeber trägt Gesamtkosten für Flüge im Rahmen von Dienstreisen eines Arbeitnehmers über das Jahr verteilt in Höhe von 10.000 €. Der Arbeitnehmer sammelt Meilen bei Miles & More auch auf dienstlichen Flügen und löst die Bonusmeilen regelmäßig für Prämien ein. Der Sachbezug aus dem Arbeitsverhältnis, der sich aus dem Bezug der Prämien ergibt, kann pauschal mit 225 € (2,25% von 10.000 €) festgesetzt werden und muss in der Regel bei der zum Jahresende erfolgenden Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Wann kann die Versteuerung von Bonusmeilen ausbleiben?

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Die Versteuerung von Bonusmeilen bzw. den für diese erhaltene Prämienleistungen kann unter bestimmten Voraussetzungen ausbleiben. Entscheidend ist, welche internen Regularien für die Verwendung der Meilen gelten bzw. wie sie verbucht werden. Zum Beispiel können Prämien als Werbegeschenk/ Mitarbeitergeschenk oder als steuerfreier Sachbezug verbucht werden, um die Versteuerung zu vermeiden.

Im Folgenden zeigen wir fünf legale Wege, wie Bonusmeilen steuerfrei bleiben:

Weg 1: Das Vorliegen eines Sachbezuges und die damit verbundene Versteuerung von Bonusmeilen kann ausbleiben, wenn dem Arbeitnehmer die Möglichkeit versagt wird, die erworbenen Vorteile privat zu nutzen oder wenn der Mitarbeiter schriftlich bestätigt, dass er nicht an einem Kundenbindungsprogramm teilnimmt.

Weg 2: Nicht als Sachbezug zu werten sind Bonusmeilen, die ausschließlich für dienstliche Flüge verwendet werden (auch Upgrades).

Weg 3: Bonusmeilen bzw. die dafür erhaltenen Sachprämien bleiben außerdem steuerfrei, wenn es sich um Werbegeschenke handelt, die der Kundenbindung dienen, die einen Wert von 1.080 € pro Kalenderjahr nicht übersteigen. Denn nach § 3 Nr. 38 EStG bleiben Sachprämien steuerfrei, “[...]  die der Steuerpflichtige für die persönliche Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Unternehmen unentgeltlich erhält, die diese zum Zwecke der Kundenbindung im allgemeinen Geschäftsverkehr in einem jedermann zugänglichen planmäßigen Verfahren gewähren, soweit der Wert der Prämien 1.080 € im Kalenderjahr nicht übersteigt; [...]“.

Weg 4: Bonusmeilen bzw. Sachprämien müssen auch dann nicht versteuert werden, wenn es sich um ein betriebliches Sachgeschenk handelt, das einen Wert von 40 € (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt und aus einem bestimmten Anlass, wie z.B. Geburtstag, Jubiläum eines Mitarbeiters, Geburt eines Kindes, Hochzeit, o.ä. verschenkt wird. Als Sachgeschenke gelten neben Prämien übrigens auch Werbeartikel, wie man sie z.B. hier erwerben kann, die vielfach unregistriert an Mitarbeiter und Kunden herausgegeben werden.

Weg 5: Zu berücksichtigen ist außerdem § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG, wonach Sachbezüge, die einem Arbeitnehmer pro Monat zufließen, steuerfrei bleiben können, wenn sie einen Wert von 44 € nicht übersteigen. Dazu zählen dann auch Prämien, die für Bonusmeilen eingelöst wurden, wenn diese die Freigrenze nicht übersteigen.

Schlussbemerkung

Wir haben hier die fünf Wege aufgezeigt, wie Bonusmeilen und Prämien steuerfrei bleiben können. Für Geschäftsreisende und Vielflieger, die Mitglied bei Meilenprogrammen sind, empfiehlt es sich, diese Möglichkeiten zu prüfen oder ggf. die korrekte Versteuerung der Bonusmeilen zu veranlassen.

Auf Geschäftsreisen fallen eine Menge Kosten an, die in der Spesenabrechnung angegeben werden müssen. Ab 2014 gelten nicht nur neue Spesensätze, sondern auch einige neue Regelungen, die zuweilen für Verwirrung unter Geschäftsreisenden sorgen. Wir räumen mit den fünf häufigsten Irrtümern um die Abrechnung von Geschäftsreisen auf.

Irrtum Nr. 1: Bei Geschäftsessen erfolgt keine Kürzung der Spesen

Stimmt leider nicht mehr.

Denn nach neuem Reisekostenrecht kann das Geschäftsessen nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn der Geschäftsreisende keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann oder, wenn das Geschäftsessen auf Veranlassung und Rechnung von Dritten durchgeführt wird. D.h. im Umkehrschluss, dass bei Dienstreisen, die mehr als acht Stunden andauern und das eigene Unternehmen ein Geschäftsessen ausrichtet, das Essen nicht einfach erstattet werden darf, sondern die Verpflegungspauschale gekürzt werden muss. Genaueres dazu erfahren Sie hier.

Geschäftsessen mit Kunden, Foto: Rainer Sturm/ Pixelio

Irrtum Nr. 2: Ab 2014 muss der Arbeitgeber höhere Spesen zahlen

Stimmt leider nicht.

Auch wenn die Spesensätze in 2014 sowohl im Inland als auch für Geschäftsreisen ins Ausland teilweise angestiegen sind, ist der Arbeitgeber rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet die höheren Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand zu zahlen. Er kann grundsätzlich auch weniger oder gar nichts erstatten. Dies hängt von verschiedenen Rahmenbedingungen ab. Wie Sie trotzdem an Ihre Spesen kommen, erfahren Sie hier.

Die Pauschalen für Verpflegung auf Geschäftsreisen wurden verändert, Foto: Karl-Heinz-Laube/ Pixelio

Irrtum Nr. 3: Auf Geschäftsreisen gesammelte Bonusmeilen können privat eingelöst werden

Stimmt nur bedingt.

Denn auf Geschäftsreisen gesammelte Bonusmeilen und eingelöste Prämien gehören offiziell dem Arbeitgeber. Nutzt der Reisende die Prämien privat, muss er diese als sogenannten geldwerten Vorteil versteuern. Nur unter bestimmten Voraussetzungen können Prämienleistungen steuerfrei bleiben. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Flug in der Lufthansa A380, Foto: Lufthansa

Irrtum Nr. 4: Urlaub führt nicht zu Neubeginn der Dreimonatsfrist

Stimmt nicht mehr.

Seit Umsetzung der Reisekostenreform 2014 ist der Grund der Unterbrechung einer Auswärtstätigkeit für den Neubeginn der Dreimonatsfrist unerheblich. Auswärtstätigkeiten (Geschäftsreisen, Dienstreisen), die mit gleichem Inhalt an derselben Tätigkeitsstätte länger als drei Monate ausgeführt werden, berechtigen nach Ablauf der Dreimonatsfrist nicht mehr zum steuerlichen Abzug der Verpflegungspauschale. Nur nach Unterbrechung der Tätigkeit von mindestens vier Wochen gilt die Dreimonatsfrist von neuem. Ab 2014 wird Urlaub auch als Unterbrechungsgrund anerkannt.

Urlaub als Unterbrechnung der Geschäftsreise, Foto: Klaus Serek/ Pixelio

Irrtum Nr. 5: Tagesgeld ist dasselbe wie Tagegeld

Stimmt nicht.

Das Tagegeld hat nichts mit dem Tagesgeld zu tun, das auf Tagesgeldkonten zu einem bestimmten Zinssatz verzinst wird (z.B. bei Cortal Consors). Tagegeld im Sinne der Reisekosten ist nur ein anderer Begriff für Spesen, Verpflegungsmehraufwand oder Auslöse. Grundsätzlich ist das Tagegeld als pauschale Erstattung des Arbeitgebers zu verstehen, die für die Verpflegungsaufwendungen des Arbeitnehmers auf Geschäftsreisen gezahlt wird. Je nach Reiseziel und Dauer ergeben sich andere Pauschalen, die im aktuellen Stand je für Inland und Ausland aufgeführt sind.

Eigene Verpflegungsbelege sind aufgrund der Pauschalen unerheblich, Foto: Alexander Klaus/ Pixelio

Seit der Umsetzung der Reisekostenreform in 2014 haben sich tiefgreifende Änderungen speziell bei der Erstattung von Spesen bzw. Verpflegungsmehraufwand ergeben. Zum einen wurden ab 2014 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für Geschäftsreisen im Inland sowie im Ausland festgelegt, zum Anderen wurden neue Regelungen zur Kürzung des Verpflegungsmehraufwandes bei Erhalt von kostenfreien Mahlzeiten eingeführt. Als dritte und letzte Neuerung wollen wir in diesem Artikel die geltenden Regelungen zur Dreimonatsfrist und der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand darlegen, die ab 2014 gelten. Der folgende Artikel gliedert sich somit wie folgt:

1. Verpflegungsmehraufwand 2014 – neue Pauschalen im Inland und Ausland
2. Neue Regelungen zur Kürzung von Verpflegungsmehraufwand ab 2014
3. Neues zur Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ab 2014

1. Verpflegungsmehraufwand 2014 – neue Pauschalen im Inland und Ausland

Seit der Reisekostenreform 2014 gilt ein zweistufiges System, nach dem sich der Erstattungsbetrag von Verpflegungsmehraufwand errechnet. Schon ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann dem Geschäftsreisenden eine Verpflegungspauschale von 12 € erstattet werden (vorher waren es nur 6 €.) Bei einer Abwesenheit ab 24 Stunden kann weiterhin die Pauschale von 24 € steuerfrei erstattet oder bei der Steuererklärung vom Reisenden als Werbungskosten geltend gemacht werden. Eine weitere Neuerung betrifft die An- und Abreisetage bei Geschäftsreisen im Inland. Für diese können ab sofort jeweils 12 € geltend gemacht werden.

Neue Spesen-Tabelle 2014
Quelle: Spesen-Ratgeber

Auch für Auslandsreisen gibt es nur noch zwei Pauschalen, jeweils

• ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit bzw.
• ab 24 Stunden Abwesenheitsdauer.

Es gilt weiterhin jeweils die Pauschale des Landes, das Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben. An- und Abreisetage werden mit der Auslandspauschale ab 8 Stunden Abwesenheit bewertet. Ob es sich um einen An- oder Abreisetag handelt, bestimmt sich danach, ob unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise übernachtet wurde. Die Tabelle der aktuellen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland finden Sie unter folgendem Link:

Verpflegungsmehraufwand: Übernachtungspauschale Ausland 2014 Tabelle

Ein anschauliches Rechenbeispiel zeigt, wie Sie den Verpflegungsmehraufwand auf Auslandsreisen ab 2014 berechnen müssen. Hier können Sie die Beispielberechnung für Verpflegungsmehraufwand im Ausland ansehen.

2. Neue Regelungen zur Kürzung von Verpflegungsmehraufwand ab 2014

Foto: Jorma Bork / pixelio.de

Hat der Geschäftsreisende während der Auswärtstätigkeit kostenfreie Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Dritten erhalten, kann der Verpflegungsmehraufwand nicht mehr in voller Höhe steuerfrei ausgezahlt werden, sondern muss gekürzt werden. Seit der Reisekostenreform in 2014 kann der Verpflegungsmehraufwand zudem generell nicht mehr um den Sachbezugswert gekürzt werden. Dazu kommt, dass die Verpflegungspauschale auch dann gekürzt werden muss, wenn der Geschäftsreisende an einem Geschäftsessen teilnimmt, das auf Veranlassung des Arbeitgebers stattfindet und von diesem bezahlt wird. Nur wenn die Einladung zum Geschäftsessen von externen Geschäftspartnern ausgeht und die Rechnung von diesen bezahlt wird, kann die Verpflegungspauschale ungekürzt steuerfrei erstattet werden.

Zusammenfassend lässt sich folgendes sagen: Bei kostenfreier Gestellung von Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit, die über 8 Stunden andauert und im Rahmen derer der Steuerzahler die Verpflegungspauschale geltend machen könnte, muss diese um

• 20% für Frühstück bzw.
• 40% für Mittag- oder Abendessen

der Verpflegungspauschale einer 24-stündigen Abwesenheit gekürzt werden. Die Kürzung um den niedrigen Sachbezugswert ist ab 2014 nicht mehr möglich. Das entspricht bei Geschäftsreisen im Inland einer Kürzung der Verpflegungspauschale um

• 4,80 € für Frühstück und
• 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

3. Neues zur Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ab 2014

Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten, im Rahmen derer eine Tätigkeitsstätte an mehr als zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird, kann Verpflegungsmehraufwand nur die ersten drei Monate steuerfrei erstattet werden. Nur wenn die Tätigkeit für vier Wochen unterbrochen wird, beginnt die Dreimonatsfrist von neuem (§ 9 Absatz 4a Satz 6, 7 EStG). Ab 2014 ist der Grund der Unterbrechung unerheblich. Das bedeutet, dass auch private Gründe wie Urlaub oder Krankheit zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führen, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen angedauert hat.

Für Unstimmigkeiten sorgen immer wieder Fälle, in denen im Rahmen der Auswärtstätigkeiten verschiedene Einsatzstellen aufgesucht werden (Einsatzwechseltätigkeit). Hierzu ist zu sagen, dass generell für jede Einsatzstelle eine eigene Dreimonatsfrist beginnt und endet. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Dreimonatsfrist erst dann beginnt, wenn Sie die auswärtige Tätigkeitsstätte an mehr als zwei Tagen (ab zwei Tagen) aufsuchen. Wenn Sie z.B. innerhalb einer Woche auf drei verschiedenen Baustellen arbeiten, an drei Tagen auf Baustelle X, an einem Tag auf Baustelle Y und an einem Tag auf Baustelle Z, dann gilt nur für die Tätigkeit auf Baustelle X die Dreimonatsfrist (weitere Beispiele siehe BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014)

Foto: Lupo / Pixelio

Nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofes (BFH Urteil vom 28.2.2013, Az: III R 94/10) gilt die Dreimonatsfrist auch dann, wenn ein Geschäftsreisender an zwei bis fünf Tagen bei einem Kunden tätig wird und Aufträge (z.B. Beratungsaufträge) kurzfristig immer wieder neu erteilt werden.

Spezialfall 1: Um es noch komplizierter zu machen hat das Bundesfinanzministerium im Rahmen der Reisekostenreform den Begriff des weiträumigen Tätigkeitsgebietes eingeführt, der in Abgrenzung zur Einsatzwechseltätigkeit die Frage aufwirft, wann die Dreimonatsfrist gilt und wann nicht. Ein sogenanntes weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten Einrichtung vorgenommen wird. Das ist häufig bei den Berufsgruppen

• Zustellern
• Hafenarbeitern
• Forstarbeitern

der Fall. Für das weiträumige Tätigkeitsgebiet gilt keine Dreimonatsfrist. Arbeitnehmer, die in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet arbeiten, können ab 2014 Verpflegungsmehraufwand auch über die drei Monate hinaus geltend machen.

Spezialfall 2: Gegensätzlich zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet verhält es sich mit der Einsatzwechseltätigkeit, die vorliegt, wenn Arbeitnehmer an mehreren ortsfesten Einrichtungen des Arbeitgebers oder von Dritten tätig werden. Wie z.B. bei

• Außendienstmitarbeitern
• Vertrieblern oder
• Pflegekräften.

Bei einer Einsatzwechseltätigkeit gilt die Dreimonatsfrist in aller Regel.

Um alle Begriffe, die das neue Reisekostenrecht im Zusammenhang mit der Dreimonatsfrist und der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand nennt, in einer Übersicht zusammen zu fassen, lässt sich folgendes ab 2014 sagen:

• Auswärtstätigkeit – Dreimonatsfrist gilt
• Einsatzwechseltätigkeit – Dreimonatsfrist gilt
• Doppelte Haushaltsführung – Dreimonatsfrist gilt
• Fahrtätigkeit – Dreimonatsfrist gilt nicht
• Arbeit im weiträumigen Tätigkeitsgebiet – Dreimonatsfrist gilt nicht

Zum Schluss

Wir hoffen, mit der Darlegung über die Neuerungen zum Verpflegungsmehraufwand in 2014 ein wenig Licht ins Dunkel gebracht zu haben. Wenn Fragen offen geblieben sind, zögern Sie nicht diese über die Kommentarfunktion zu stellen. Alle Angaben sind ohne Gewähr.

Umzugskosten absetzen
Foto: Rainer Sturm / Pixelio

Immer wieder taucht die Frage auf, ob Umzugskosten generell von der Steuer abgesetzt werden können oder nur in bestimmten Fällen. Wie und in welchen konkreten Fällen Umzugskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden können, ist im nachfolgenden Text übersichtlich beschrieben.

Gliederung des Artikels:

1. Umzugskosten aus beruflichen Gründen absetzen
2. Umzugskosten aus privaten Gründen absetzen
3. Dringend bei der Planung des Umzug beachten
4. Drei Tipps zum Schluss

1. Umzugskosten aus beruflichen Gründen absetzen

Die Umzugskosten von der Steuer abzusetzen, gelingt in erster Linie, wenn ein Umzug aus beruflichen Gründen notwendig ist. Das Finanzamt bezuschusst die berufliche Mobilität und lässt die beruflich veranlassten Umzugskosten in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Die Umzugskosten müssen zum Großteil per Rechnungen einzeln nachgewiesen werden.

Diese Kosten können Sie absetzen:

• Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer und Reisekosten zu Wohnungsbesichtigungen sowie Übernachtungskosten für maximal zwei Übernachtungen
• Transportweg bis zur deutschen Grenze bei neuem Wohnort im Ausland
• Maklergebühren für Mietwohnungen (nicht für Eigentumswohnungen)
• Doppelte Mietzahlungen für bis zu sechs Monate (falls nötig)
• Beförderungsauslagen, d.h. die realen Kosten rund um den Transport beim Umzug
• Kosten für Reparaturen durch Transportschäden
• Kosten für Kochherde, wenn zum Beispiel in der alten Wohnung ein Gasherd vorhanden ist und in der neuen Wohnung nur Elektroanschlüsse vorhanden sind

Tipp: Immer alle Rechnungen und Belege gut aufbewahren! 

Darüber hinaus können Sie weitere Kosten ohne Einzelnachweise geltend machen, die von einer Umzugskostenpauschale erfasst werden.

Diese Kosten können Sie bspw. im Rahmen der Umzugskostenpauschale absetzen:

• Kosten für fachgerechten An- und Abbau von Einbauküchen, Lampen oder elektrischen Geräten
• Kosten für fachgerechtes Anbringen von Gardienen, Rollos oder Vorhängen
• Trinkgelder für Möbelpacker
• Kosten für Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung (bei vertraglicher Verpflichtung)
• Gebühren für Ummeldung von z.B. PKW, Telefonanschluss, etc.
• Kosten für Anzeige zur Wohnungssuche
• …

Die Höhe der Umzugskostenpauschale variiert je nach Steuerstatus für Verheiratete, Alleinerziehende und ledige Personen und beträgt aktuell:

Tipp: Es fallen nur die Kosten unter die Umzugskostenpauschale, die Sie tatsächlich tragen müssen. Nachweise z.B. über Kontoauszüge können ggf. verlangt werden.

Die gesetzliche Grundlage hierfür befindet sich im Bundesumzugskostengesetz (BUKG). Dieses Gesetz gilt zwar hauptsächlich für Berufssoldaten, Richter im Bundesdienst sowie Bundesbeamte, jedoch greift es auch im Rahmen von privatwirtschaftlicher Arbeit. Die Bedingungen sind hier die folgenden:

1. Umzug geschieht nur aus beruflichen Gründen
2. Versetzung durch den Arbeitgeber an einen anderen Standort
3. Berufseinsteiger treten ihren ersten Job an und müssen deswegen umziehen
4. Durch den Umzug ergibt sich ein geringerer Fuß- oder Fahrweg von mindestens einer Stunde
5. Umzug der gesamten Familie an den Arbeitsort z.B. des Familienvaters

2. Umzugskosten aus privaten Gründen absetzen

private Umzugskosten absetzen
Foto: Rainer Sturm / Pixelio

Auch wenn der Umzug nicht beruflich veranlasst ist sondern aus privaten Gründen erfolgt, können Kosten ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Gemäß § 35 a EStG sind private Umzugskosten nicht als Werbungskosten aber als haushaltsnahe Dienstleistung abziehbar. Der Fiskus erkennt pro Jahr 20 Prozent der Ausgaben maximal jedoch 4.000 Euro für bestimmte Dienstleistungen an (vgl: § 35 a Abs (2) EStG). Zu diesen gehören beispielsweise:

• Kosten für das Umzugsunternehmen
• Fahrt- und Arbeitskosten samt Mehrwertsteuer
• Rasenmähen
• Reinigungsarbeiten
• etc.

Tipp: Überweisungsbelege und Rechnung vom Umzugsunternehmen unbedingt aufbewahren.

Auch für die Inanspruchnahme von Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen können 20 Prozent der jährlichen Ausgaben höchstens jedoch nur 1.200 Euro als haushaltsnahe Dienstleistungen geltend gemacht werden (vgl. § 35 a Abs (3) EStG). Da die Kosten, die der Fiskus anerkennt, grundsätzlich begrenzt sind, sollte man schon bei der Planung des Umzuges auf die Minimierung der Kosten achten und ein günstiges Unternehmen beauftragen. Allgemeine Informationen zum Umzug und günstige Umzugsunternehmen zeigt z.B. dieses Vergleichsportal. Sowohl Privatleuten als auch Unternehmen für Entrümpelungen oder Lagerungen kann mit diesen Informationen schnell und kostenlos geholfen werden. Wer sich also dafür entscheidet, seinen Umzug nicht alleine zu stämmen, nutzt einfach das Vergleichsportal zur Suche nach regionalen und gut bewerteten Umzugshelfern.

Ist der Umzug allein wegen gesundheitlicher Gründe oder einer Behinderung erfolgt, sind Umzugskosten ferner als außergewöhnliche Belastung geltend zu machen. Übersteigen die Kosten einen zumutbaren Eigenanteil, werden die darüber liegenden Kosten in der Regel als außergewöhnliche Belastung anerkannt. Als Nachweis benötigt das Finanzamt unbedingt ein ärztliches Attest.

3. Dringend bei der Planung des Umzuges beachten

Egal ob es sich um ein kleines Unternehmen oder um eine große Speditionsfirma handelt, sollten Sie dem Umzugsunternehmen immer einen verbindlichen Auftrag erteilen und alle Unterlagen sorgfältig aufbewahren. Freunde oder Bekannte zählen beim Umzug nicht als Kostenfaktor. Die Rechnung des Umzugsunternehmens sowie einen Nachweis über den überwiesenen Betrag sind vollständig einzureichen. Barzahlungen ohne Quittung gelten nicht.

4. Drei Tipps zum Schluss

1. Alle Überweisungen, Kontoauszüge, Quittungen und Belege gut aufbewahren.
2. Das günstigste Umzugsunternehmen finden.
3. Nachweise für den Umzug aus betrieblichen oder ggf. gesundheitlichen Gründen gut aufbewahren.

Foto: photoexplorer

Es gibt drei verschiedene Arten von Geschenken, die steuerlich unterschiedlich behandelt werden: das Geschenk vom Arbeitgeber an den Mitarbeiter, das Geschenk an einen Geschäftspartner und das Werbegeschenk. Damit Geschenke vom Empfänger nicht als Einkommen versteuert werden müssen und für das schenkende Unternehmen steuerlich voll als Betriebsausgabe abzugsfähig sind, müssen bestimmte Höchstgrenzen eingehalten werden. Erfahren Sie in unserem Kurzüberblick alles über Geschenke und wie sie steuerlich behandelt werden.

Geschenke an Mitarbeiter dürfen nicht teurer als 44 € sein

Geschenke an Mitarbeiter gelten steuerlich als sogenannte Sachzuwendungen. In den Lohnsteuerrichtlinien (R 19.6 LStR 2011) spricht man auch von Aufmerksamkeiten, die pro Monat 40 € nicht überschreiten dürfen, andernfalls muss der gesamte Betrag der Lohnsteuer unterworfen werden. Liegt der Wert des Geschenkes jedoch unter 44 € findet § 8 Abs. 2 S. 11 EStG Anwendung. Danach müssen Sachzuwendungen bis maximal 44 € pro Monat nicht als Einkommen versteuert werden. Damit das Geschenk an den Mitarbeiter für diesen lohnsteuerfrei bleibt und vom Unternehmen voll als Betriebsausgabe abzugsfähig ist, müssen zusammengefasst folgende Voraussetzungen erfüllt sein bzw. Regeln beachtet werden:

• Freigrenze für Aufmerksamkeiten von 40 € bzw. Sachzuwendungen von 44 € muss eingehalten werden.
• Mitarbeiter dürfen mehrere Geschenke pro Jahr aus bestimmten Anlässen erhalten (z.B. Geburtstag, besondere Leistungen etc.).
• Mehrere Geschenke in einem Monat sollten vermieden werden.
• Anlass, Name des Beschenkten und Wert muss aufgezeichnet werden.
• Bei Gutscheinen darf kein fester Betrag sondern nur die Gegenleistung vermerkt sein.

Geschenke an Geschäftspartner dürfen 35 € nicht übersteigen

Damit Geschenke an Geschäftspartner vom Unternehmen voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden können, müssen nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG folgende Punkte beachtet werden:

• Freigrenze von 35 € brutto muss eingehalten werden.
• Der Schenkende darf keine Gegenleistung annehmen.
• Betrieblicher Anlass für das Geschenk muss gegeben sein (Firmenjubiläum, Geburtstag o.Ä.).
• Jeder Geschäftspartner darf nur ein Geschenk pro Jahr erhalten.
• Geschenke müssen gesondert verbucht werden (mehr darüber hier).

Werbegeschenke dürfen höchstens 10 € kosten

Bei Werbegeschenken sieht die Sachlage etwas anders aus. Kleine Werbegeschenken, die in Masse abgegeben werden, ohne dass ein konkreter Empfänger zugeordnet wird, sind in der Regel für diesen steuerfrei. Für das schenkende Unternehmen sind die Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn sie einen Betrag von 10 € pro Artikel nicht überschreiten. Die Grenze von 10 € pro Streuwerbeartikel wurde im BMF-Schreiben vom 29. April 2008 festgelegt. Es ist im Übrigen egal, ob diese Werbegeschenke Arbeitnehmer des Unternehmens oder an Geschäftspartner abgegeben werden, solange die Grenze von 10 € nicht überschritten wird. Somit lässt sich folgendes festhalten:

• Werbegeschenke dürfen pro Stück nicht teurer als 10 € sein.
• Es darf kein konkreter Empfänger zuzuordnen sein.
• Es ist egal, ob ein Mitarbeiter oder Geschäftspartner das Werbegeschenk erhält.

Bordverpflegung in der Economy Class
Foto: Lufthansa

Häufig erreichen uns Fragen zur Erstattung von Verpflegungsmehraufwand und in welchen Fällen dieser nicht in voller Höhe ausgezahlt werden kann, sondern gekürzt werden muss. Wie zum Beispiel, wenn Geschäftsreisende im Flugzeug Mahlzeiten einnehmen. Kann die Verpflegungspauschale trotz Bordverpflegung auf einer geschäftlichen Flugreise voll ausgezahlt werden? Dieser Frage werden wir uns im folgenden Artikel kurz widmen.

Verpflegungsmehraufwand trotz Bordverpflegung?

Um diese Frage zu beantworten, ist ein wesentlicher Fakt vorab zu nennen. Seit der Reisekostenreform 2014 muss die Verpflegungspauschale immer dann gekürzt werden, wenn der Geschäftsreisende Mahlzeiten erhält, die im eigenbetrieblichen Interesse vom Arbeitgeber oder einem Dritten gestellt werden (siehe § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG). Auch bei Geschäftsessen muss seit der Reform der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden (siehe 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG). Da liegt die Frage nahe, ob auch die Verpflegung im Flugzeug zur Kürzung der Pauschale führt?

Nach der bisherigen Auffassung der Finanzbehörden handelt es sich bei Bordverpflegung aber um eine aus freien Stücken angebotene Zusatzleistung der Fluggesellschaften zur Grundleistung der Beförderung. Man kann hier also nicht von einer Verpflegung durch den Arbeitgeber oder durch Dritte im Interesse des eigenen Betriebes sprechen. Folglich muss die Verpflegungspauschale auch nicht gekürzt werden.

Ob alle Finanzbeamten diesen Sachverhalt allerdings so beurteilen, kann nicht garantiert werden.

Neu seit 2014: Kürzung der Verpflegungspauschale auch bei Geschäftsessen

Seit der Reisekostenreform 2014 muss der Spesensatz für Verpflegungsmehraufwand ebenfalls gekürzt werden, wenn der Geschäftsreisende an einem Geschäftsessen teilnimmt bzw. das eigene Unternehmen dieses ausrichtet. Die frühere Regelung, dass bei Geschäftsessen immer der volle Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt werden kann, ist hinfällig. Nur in einem speziellen Fall kann bei Geschäftsessen der volle Verpflegungsmehraufwand erstattet werden. In welcher Höhe die Verpflegungspauschale bei Geschäftsessen gekürzt werden muss und in welchem Fall Sie trotzdem mit der vollen Erstattung rechnen können, erfahren Sie hier.

Sinkenden Zinsen gelten unter Fachleuten als Enteignung der Sparer

Die Deutschen sparen immer weniger. Das zeigt die Sparquote privater Haushalte in Deutschland, die von den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder erstellt wird. In den letzten zwanzig Jahren nahm diese Quote von 13% Prozent auf 10% ab. Der Durchschnitt der EU-28 liegt bei knapp 10%, während der Euroraum 13% beträgt. Fraglich ist, ob das an den stetig fallenden Zinsen liegt. Fakt ist sicherlich, dass viele Deutsche verunsichert sind, ob sich das Sparen und Vorsorgen für sie überhaupt noch lohnt. Wir haben uns unterschiedliche Möglichkeiten des Sparens sowie Spareinlagen für Privatpersonen angeschaut und zeigen, wo jeweils Vor- und Nachteile liegen. Am Schluss gibt es speziell für Unternehmer eine wichtige Zusatzinformation.

Begriff Sparquote

Die Sparquote ist ein Begriff aus der Volkswirtschaft. Sie setzt die Ersparnis ins Verhältnis zum Einkommen. Unterschieden werden

1. die durchschnittliche Sparquote privater Haushalte sowie
2. die gesamtwirtschaftliche Sparquote einer Volkswirtschaft.

Die durchschnittliche Sparquote privater Haushalte zeigt den Anteil der Ersparnisse am Einkommen. Während die gesamtwirtschaftliche Sparquote die Ersparnisse aller Wirtschaftssubjekte, also der privaten Haushalte, Unternehmen und des Staates ins Verhältnis zum Bruttoinlandsprodukt setzt. Steigt das Einkommen eines Haushaltes, so steigt oftmals auch die Sparquote. Diese ist in den letzten Jahren allerdings stetig gesunken, wie folgende Grafik zeigt.

Quelle: Statistische Ämter des Bundes und der Länder, Volkswirtschaftliche Gesamtrechnung der Länder

Sinken der Sparquote

Die Europäische Zentralbank prognostiziert eine lange Zeit niedriger Zinsen

Ein Grund für das Sinken der Sparquote ist sicherlich, dass ein großer Teil der Bevölkerung aufgrund niedriger Gehälter kaum Geld zurücklegen kann. Nach der Entscheidung der Europäischen Zentralbank, den Leitzins nunmehr auf 0,05% erneut zu senken, fragen sich viele Sparer außerdem, ob ihre Anlagen überhaupt noch sicher sind. Zwar soll damit die Inflation vermieden und die Konjunktur belebt werden, trotzdem sind viele skeptisch, welche Erfolge diese Maßnahmen haben.

Wenn Banken außerdem Strafzinsen, welche die Notenbank für die Einlagerung von Geld berechnet, auf ihre Kunden abwälzt, trägt das sicher auch nicht zur Vertrauensbildung bei den Kunden bei. Denn das wirkt sich zum Beispiel in schlechteren Ratenkrediten oder dem Verzicht auf das Senken der Dispozinsen negativ für den Kunden aus. Sparer sollten daher in 2014 und 2015 besonders wachsam sein und die Spareinlagen sowie die eigene Bank überprüfen. Doch welche Möglichkeiten des Sparens gibt es für Privatpersonen oder auch für Unternehmer und wie sind die Bedingungen in Deutschland? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in den nächsten Abschnitten.

Abgeltungssteuer und Freibeträge für private Spareinlagen

Einige Denkmäler gehören zu den offenen Immobilienfonds

Jeder private Sparer sollte wissen, dass seine Spareinlagen bzw. die daraus erwirtschafteten Kapitalerträge (also Zinserträge, Kursgewinne oder Dividenden) mit einer sogenannten Abgeltungssteuer belastet werden. Allerdings nur dann, wenn ein bestimmter Freibetrag überschritten wird. Dieser liegt für Verheiratete bei 1.602 € und für alleinstehende Personen bei 801 €. Liegt der Gewinn aus dem privaten Sparvermögen über diesen Beträgen, muss in Deutschland die Abgeltungssteuer abgeführt werden. Diese liegt bei 25% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Auf alle sogenannten Kapitalerträge verschiedener Anlageformen muss Abgeltungssteuer entrichtet werden. Was alles unter Einkünfte aus Kapitalvermögen fällt, ist in §20 EStG geregelt. Anlageformen sind z.B.:

• Bankeinlagen
• Anleihen
• Aktien
• Dachfonds
• Investmentfonds
• Immobilienfonds
• Kapitallebensversicherungen
• Rentenversicherungen mit Kapitalwahlrecht

Sparer können die Erträge aus ihrem Kapitalvermögen bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei einstreichen. Wie sie die Beträge mit einem sogenannten Freistellungsauftrag steuerfrei gutgeschrieben bekommen, können Sie im nächsten Abschnitt nachlesen.

Freistellungsauftrag für Zinserträge

Damit Sparer ihre Einkünfte aus Kapitalvermögen von der Besteuerung durch die Abgeltungssteuer freistellen können, muss ein Freistellungsauftrag gestellt werden. Freistellungsaufträge können gegenüber mehreren Kreditinsituten oder Versicherungsgesellschaften gestellt werden, dürfen aber in der Summe einen den sogenannten Sparer-Pauschbetrag nicht übersteigen. Dieser liegt für ledige Personen bei 801 € und für verheiratete Paare insgesamt bei 1.602 €. Kapitalerträge bis zu den genannten Höhen bleiben für den Sparer pro Kalenderjahr steuerfrei, wenn ein Freistellungsauftrag gestellt wurde. Da Finanzunternehmen die Abgeltungssteuer immer von sich aus direkt an das Finanzamt abführen, ist es sinnvoll, gleich bei Kontoeröffnung oder Abschluss einer Versicherung o.Ä. einen Freistellungsauftrag zu stellen. So geht der Sparer-Pauschbetrag nicht verloren. Sind zu hohe Abgaben gezahlt worden, kann der Kontoinhaber diese Summen grundsätzlich über die Einkommenssteuererklärung zurückerhalten. Das Formular „Einkünfte aus Kapitalvermögen“ (Anlage KAP) ist dafür notwendig. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Vor- und Nachteile von drei verschiedenen Anlageformen.

Vor- und Nachteile unterschiedlicher Spareinlagen

Tagesgeldkonto

Die Geldanlage auf einem Tagesgeldkonto ist für viele Anleger lukrativ, da meist ein höherer Zinssatz gewährt wird und Kontoführungsgebühren entfallen. Zu beachten ist, dass man gleich bei Abschluss des Kontos einen Freistellungsauftrag erteilt, um den Sparer-Pauschbetrag, wie oben im Text erklärt, steuerfrei einzustreichen. Das Tagesgeldkonto ist als kurzfristige Geldanlage geeignet, um von höheren Zinsen zu profitieren. Zum täglichen Zahlungsverkehr ist es jedoch ungeeignet. Kreditinstitute bieten unterschiedlich hohe Zinssätze für Tagesgeldkonten an.

Vorteile:

• hohe Zinsen
• gut als kurzfristige Geldanlage geeignet
• Geld ist verfügbar

Nachteile:

• nicht zum täglichen Zahlungsverkehr geeignet
• Abgeltungssteuer
• Kreditinstitute gewähren unterschiedlich hohe Zinssätze

Dachfonds

Dachfonds enthalten Anteile an anderen Fonds und sind meist beteiligt an:

• Aktienfonds
• Rentenfonds
• Geldmarktfonds
• Mischfonds
• offenen Immobilienfonds

Wählt man einen Dachfonds als Anlageform, streut man das Risiko eines Verlustes weiter. Anleger müssen allerdings beachten, dass in der Regel höchstens nur 20% des ganzen Fondsvermögens in einem Unterfonds angelegt werden dürfen. Zwar bietet das Dachfondsinvestment den Vorteil der größeren Risikostreuung, jedoch sind die auf die Fonds-Investments entfallenden Gebühren in der Regel höher als herkömmliche Investmentfonds. Ein weiterer Nachteil liegt in den niedrigeren Zinssätzen. Auch bei Dachfondinvestments ist die Abgeltungssteuer zu entrichten.

Vorteile:

• Risikostreuung
• ggf. höhere Rendite
• als langfristige Geldanlage geeignet

Nachteile:

• hohe Gebühren
• niedrigere Zinssätze
• Abgeltungssteuer

Private Rentenversicherung

Da das Zinstief in den nächsten Jahren wahrscheinlich anhalten wird, empfehlen viele Finanzexperten möglichst früh mit der Altersvorsorge zu beginnen. Wer über liquide Mittel verfügt, sollte bereits jetzt an die Altersvorsorge denken, die mit dem richtigen Vertrag für eine spätere Absicherung dienen kann. Der Zeitpunkt kann ab sofort, in ein paar Jahren oder auch erst im Alter von 50 Jahren erfolgen. Je später begonnen wird, desto höher sind dementsprechend jedoch die Investitionskosten. Wer über ein höheres Kapital verfügt, kann dieses per Einmalbeitrag als Versicherung anlegen oder laufende Beiträge zu besonderen Konditionen einrichten, wie Verlängerungsoptionen oder flexible Anpassungsmöglichkeiten. Ausführliche Informationen zu der Berechnung und den unterschiedlichen Vorsorgearten im Rahmen der privaten Rentenversicherung gibt es in dieser Erklärung. Der eindeutige Vorteil der Geldanlage im Rahmen der privaten Rentenversicherung ist, dass diese steuerlich geltend gemacht werden können. Gezahlte Beiträge können als Altersvorsorgeaufwendungen in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden. Genaueres dazu, erfahren Sie hier. Nachteile sind ggf. durch niedrige Zinssätze und die Gefahr der Verluste durch langfristige Inflation gegeben.

Vorteile:

• flexible Anlageformen i
• Beiträge als Altersvorsorgeaufwendungen steuerlich absetzbar
• langfristige Geldanlage

Nachteile:

• niedrige Zinsen
• Geldverlust durch Inflation
• Abgeltungssteuer

Zusatzinformation für Unternehmer: Versteuerung von betrieblichen Kapitalerträgen

Unternehmer und Selbstständige müssen Sparvermögen bzw. Erträge aus Kapitalanlagen ebenso versteuern wie Privatpersonen. Die Vorgehensweise bei Unternehmen ist jedoch eine andere. Erträge aus Kapitalanlagen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung den allgemeinen Gewinnen zugeordnet. Einkünfte aus Kapitalanlagen, wie Zinsen oder Dividenden haben damit den gleichen Stellenwert wie Verkaufserlöse der Produkte und Dienstleistungen. Sie alle zählen in ihrer Gesamtheit als Gewerbeertrag bzw. Betriebseinnahmen. Der betriebliche Kapitalanleger hat seine Betriebseinnahmen im Allgemeinen mit dem persönlichen Einkommenssteuersatz und dem lokalen Gewerbesteuersatz zu versteuern. GmbHs, Aktiengesellschaften oder Genossenschaften versteuern ihre Erträge mit der Körperschafts- und Gewerbesteuer. Falsch wäre die Annahme, dass gewerbliche Anleger von den Auswirkungen des Steuerabzuges durch die Abgeltungssteuer verschont blieben. Der Steuerabzug von 25% plus Solidaritätsbeitrag wird auch bei Unternehmen praktiziert, jedoch wird die Steuer mit der Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer oder Gewerbesteuer vorausgezahlt. Einen Freibetrag wie bei Privatpersonen gibt es bei Unternehmen nicht.

Tipp zum Schluss

Alle Anleger, ob Privatpersonen oder Unternehmen sollten die Möglichkeiten der Spareinlagen gut abwägen und die Marktlage ständig beobachten. Da Anlagekonditionen und Zinssätze stetigen Schwankungen unterliegen, sollte man als Anleger in der Lage sein, früh zu reagieren und ggf. zwischen Anlageformen zu wechseln bzw. von besseren Angeboten zu profitieren.

Ein zentraler Punkt der Reisekostenreform von 2014 war die Neuregelung bzgl. der Frage wann ein Arbeitsort sogenannte erste Tätigkeitsstätte ist und welche Anrechte auf Fahrtkostenerstattung für berufliche Fahrten und den Arbeitsweg für den Steuerzahler daraus resultieren. In genau dieser Frage hat das Bundesfinanzministerium jetzt nachjustiert. Wann Ihre Arbeitsstätte ab 2015 sogenannte erste Tätigkeitsstätte ist und in welcher Höhe Sie Fahrtkosten geltend machen können, erfahren Sie hier.

Klarstellung zum Begriff erste Tätigkeitsstätte

Da es im Praxisalltag immer wieder zu Rückfragen gekommen ist, hat das Bundesfinanzministerium den Begriff “erste Tätigkeitsstätte” in folgenden Punkten klargestellt:

1. Arbeitnehmer ohne feste Tätigkeitsstätte
2. Kriterien der ersten Tätigkeitsstätte
3. Berücksichtigung des häuslichen Arbeitszimmers als erste Tätigkeitsstätte
4. Tätigwerden bei Dritten

1. Arbeitnehmer ohne feste Tätigkeitsstätte

Foto: Thorben Wengert / Pixelio

Ein Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Diese muss eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder von Dritten (z.B. Kunden) außerhalb der Wohnung sein. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt in der Regel durch den Arbeitgeber und wird im Arbeitsvertrag festgeschrieben. Wurde nichts festgelegt, kann das Finanzamt quantitative Kriterien heranziehen und eine erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Diese quantitativen Kriterien können sein:

• Arbeitsstätte mit größter räumlicher Nähe zum Wohnort
• Arbeitsstätte an der 2 volle Arbeitstage pro Woche oder 1/3 der vereinbarten Arbeitszeit abgeleistet
• unbefristetes Dienstverhältnis (oder über 48 Monate hinaus) an einem Arbeitsort

Nun ist es auch möglich, dass ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat, weil er beispielsweise im Außendienst tätig ist oder einer Fahrtätigkeit nachgeht. Ab 2015 gilt jetzt explizit, dass ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte immer auswärts tätig wird.

Doch was bedeutet das für die steuerliche Abrechnung von Fahrtkosten bzw. Reisekosten? Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, können in der Regel höhere Fahrtkosten, nämlich sämtliche berufliche Fahrten sowie weitere Reisekosten wie z.B. Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Um alle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, hat das Finanzministerium nun für 2015 genau festgelegt, welche Orte, an denen ein Arbeitnehmer tätig wird, niemals erste Tätigkeitsstätte sein können und unter welchen Voraussetzungen das häusliche Arbeitszimmer bzw. das Home Office doch als erste Tätigkeitsstätte bestimmt werden kann. Hierzu mehr in den weiteren Abschnitten.

2. Kriterien der ersten Tätigkeitsstätte

Damit der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte festlegen kann, müssen ab 2015 bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Es muss sich ausdrücklich um eine

• von der Wohnung getrennte,
• ortsfeste,
• betriebliche

Einrichtung (des Arbeitgebers oder von Dritten) handeln.

Ausgeschlossen werden daher Arbeitsorte wie

• Fahrzeuge,
• Flugzeuge,
• Schiffe oder
• Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtung.

Ob das häusliche Arbeitszimmer (Home Office) erste Tätigkeitsstätte sein kann, wirft bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen immer wieder Fragen auf. Aus diesem Grund hat das Finanzministerium nun geklärt, ob und in welchen Fällen das Home Office als erste Tätigkeitsstätte behandelt werden kann.

3. Berücksichtigung des häuslichen Arbeitszimmers als erste Tätigkeitsstätte

Home Office
Foto: magicpen / Pixelio

Das häusliche Arbeitszimmer kann nur im Ausnahmefall, in der Regel aber keine erste Tätigkeitsstätte sein. Auch dann nicht, wenn der Arbeitgeber die Räume, die der Wohnung des Arbeitnehmers zuzurechnen sind, als Büros anmietet. Nur wenn die Räume weit genug entfernt von den privaten Wohnräumen liegen, könnte im Einzelfall anders entschieden werden. Dabei ist das Gesamtbild der Verhältnisse ausschlaggebend. Das heißt konkret: Liegt der Arbeitsraum getrennt und “weit” entfernt von den privaten Wohnräumen kann dieser ggf. im Einzelfall doch als erste Tätigkeitsstätte anerkannt werden.

Das würde sich für Arbeitnehmer immer dann positiv auswirken, wenn der Stammbetrieb angefahren werden muss, der ggf. weit entfernt und keine erste Tätigkeitsstätte ist. Dann nämlich könnten Fahrtkosten für die vollen Kilometer und nicht nur die einfache Strecke (Pendlerpauschale) geltend gemacht werden. Diese Ausgaben machen sich steuerlich durchaus bemerkbar.

Unser Tipp an dieser Stelle lautet: Lassen Sie Ihren Einzelfall prüfen, wenn das Arbeitszimmer von den privaten Wohnräumen deutlich getrennt ist.

4 . Tätigwerden bei Dritten

Generell kann auch der Arbeitsort bei einem Kunden als dauerhafter Arbeitsort und damit als erste Tätigkeitsstätte anerkannt werden. Es muss sich nicht unbedingt um eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers handeln. Im neuen BMF-Schreiben wird nun jedoch explizit erwähnt, dass “von einem solchen Tätigwerden nicht ausgegangen werden kann, wenn der Arbeitnehmer bei dem Dritten oder verbundenen Unternehmen z.B. nur eine Dienstleistung des Dritten in Anspruch nimmt oder einen Einkauf tätigt (ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014, S. 5).”

Somit ist genau zu prüfen, aus welchem Grund sich bei einem Dritten aufgehalten wird, und ob man wirklich dauerhaft dort tätig wird.

Quelle und weitergehende Informationen

Alle hier gemachten Aussagen beziehen sich auf das aktuell geltende Schreiben des Bundesfinanzministeriums (Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014). Den Link zum Schreiben und weitere Informationen finden Sie in unserem Update zur Reisekostenreform 2014: Teil 1 – Überblick.

Das Bundesfinanzministerium hat in einem aktuellen Schreiben (BMF-Schreiben) Ergänzungen zur Reisekostenreform 2014 bekannt gegeben. Ab sofort gilt das “Ergänzte BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts 2014″ vom 24.10.14. Wir geben hier einen kurzen Überblick, wo Ergänzungen vorgenommen wurden.

Reisekostenreform – aktuelle Ergänzungen

Die Ergänzungen zur Reisekostenreform von 2014 betreffen die folgenden Punkte, die die nachfolgend genannten Problematiken klären:

1. Klarstellung des Begriffs erste Tätigkeitsstätte
   • Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte
   • Kriterien der ersten Tätigkeitsstätte
   • Berücksichtigung des häuslichen Arbeitszimmers als erste Tätigkeitsstätte
   • Tätigwerden bei Dritten
2. Verpflegungsmehraufwand, Ermittlung der Pauschalen
   • Zusammenrechnung von Abwesenheitszeiten bzgl. Verpflegungsmehraufwand bei Nachtarbeit
   • Ermittlung der Verpflegungspauschale im Ausland an An- und Abreisetagen
3. Dreimonatsfrist
   • Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten am auswärtigen Tätigkeitsort
4. Kostenfreie Mahlzeiten
   • Berücksichtigung von Mahlzeiten im Flugzeug, Zug oder Schiff
   • Mögliche Kürzungen der Verpflegungspauschale durch Snacks oder der Imbiss als kostenfreie Mahlzeiten
   • Nichteinnahme der kostenlosen Mahlzeiten und Auswirkungen auf Verpflegungspauschale
   • Regelungen bei Essensmarken
5. Doppelte Haushaltsführung
   • Haupt- und Zweitwohnung in derselben Stadt oder Gemeinde
   • Höchstgrenze für Miete von 1.000€
   • Berücksichtigung von Marklergebühren bei Ermittlung der Höchstgrenze

Das “Ergänzte BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts 2014″ gilt ab sofort und ersetzt das Schreiben vom 30. September 2013. Klicken Sie auf die untere Abbildung und laden Sie das Schreiben als PDF herunter.

Mit diesen Ergänzungen zur Reisekostenreform 2014 kommen in diesem Jahr erneut wichtige Änderungen auf Unternehmen und Arbeitnehmer zu, die grundsätzlich bei der Reisekostenabrechnung beachtet werden müssen.

Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Auslandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand bekannt gegeben und die neue Auslöse-Tabelle veröffentlicht. Danach werden für über 40 Länder bzw. Städte neue Verpflegungspauschalen bestimmt, die Geschäftsreisende in 2015 von ihren Arbeitgebern steuerfrei erstattet bekommen- bzw. als Werbungskosten in Abzug bringen können. Für welche Orte sich die Pauschalen geändert haben und was Geschäftsreisende in 2015 generell zu beachten haben, erfahren Sie in diesem Artikel.

Neue Auslandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand in 2015

Foto: Bundesfinanzministerium

Wie immer haben sich die Sätze für einige Länder erhöht für andere gesenkt. So gibt es in Russland, Indonesien oder den Niederlanden in 2015 weniger Verpflegungspauschalen.

Dafür wurden die Pauschalen für Österreich, Portugal oder die Vereinigten Arabischen Emirate erhöht. Für Gästewohnungen der Deutschen Botschaft gibt es ab 2015 übrigens keinen eigenen Satz mehr, es gilt die Pauschale des jeweiligen Landes.

Interessant ist weiterhin, dass für unterschiedliche Städte im gleichen Land verschieden hohe Sätze für Verpflegungsmehraufwand veranschlagt werden. So zum Beispiel die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand in den USA (Vereinigte Staaten von Amerika):

Die vollständige Tabelle mit den Verpflegungspauschalen 2015 für alle Länder und Städte können Sie hier herunter laden:

Tabelle Verpflegungspauschalen Ausland 2015

Der Verpflegungsmehraufwand für das Inland (Deutschland) ist in 2015 gleich geblieben. Hierzu mehr im nächsten Absatz.

Was haben Geschäftsreisende in 2015 zu beachten?

Seit der Reisekostenreform in 2014 gelten auch bei Auslandsreisen nur noch zwei Intervalle bei der Bestimmung der Verpflegungspauschale. Das erste Intervall beginnt ab einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden, das zweite Intervall ab mindestens 24 Stunden Reisedauer. Der An- und Abreisetag fällt regelmäßig in das erste Intervall, wobei ein An- und Abreisetag danach bestimmt wird, ob unmittelbar nach der An- oder Abreise übernachtet wurde.

Im Inland beträgt die Verpflegungspauschale in 2015 weiterhin für das erste Intervall ab mindestens acht Stunden Abwesenheit 12,00 €. Für das zweite Intervall können bis zu 24,00 € steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten geltend gemacht werden, wie folgende Tabelle zeigt:

Unverändert bleibt die Regelung, für welchen Ort die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung angesetzt werden kann. Bei mehrtägigen Auslandsreisen vom Inland ins Ausland bestimmt sich die Pauschale auch in 2015 nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Für Länder, die nicht im BMF-Schreiben genannt sind, wird weiterhin der Satz von Luxemburg angesetzt. Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes gilt die Pauschale des Mutterlandes. Eine Beispiel-Berechnung für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwand finden Sie hier.

Wann wird die Verpflegungspauschale gekürzt?

Foto: Hubble2008 / Pixelio

Generell gilt: Hat der Geschäftsreisende während der Reise kostenfreie Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers erhalten, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Bei

• einem Frühstück werden 4,80 € und
• einem Mittag- oder Abendessen 9,60 €

von der vollen Verpflegungspauschale des 24-Stunden Satzes abgezogen. Seit den umfangreichen Reformen im Reisekostengesetz muss die Pauschale auch bei Geschäftsessen, die auf Veranlassung des Arbeitgebers durchgeführt werden, gekürzt werden. Genaueres darüber erfahren Sie hier.

Eine weitere Neuerung wurde gegen Ende des letzten Jahres vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben. In einer Ergänzung zur Reisekostenreform heißt es, dass bereits kleinste Snacks, die während der Geschäftsreise eingenommen werden unter Umständen als volle Mahlzeit gewertet werden und damit zum Abzug der Verpflegungspauschale führen. Genaueres hierzu können Sie hier nachlesen.

Wir wünschen allen Geschäftsreisenden annehmliches Reisen und ein erfolgreiches Jahr 2015!

Travel Manager und Geschäftsreisende müssen sich bei der Spesenabrechnung fast jedes Jahr auf Änderungen einstellen. Mit der Ergänzung zur Reisekostenreform von 2014 haben sich wieder einmal kleine Änderung zur Ermittlung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei geschäftlichen Inlands- und Auslandsreisen ergeben. Die Änderungen betreffen die Nachtarbeit und Geschäftsreisen ins Ausland. Erfreulicherweise soll es sich um eine Vereinfachung handeln. Ob das zutrifft, erfahren Sie hier. Am Schluss finden Sie zwei einfache Rechenbeispiele zur Ermittlung der Verpflegungspauschalen auf Geschäftsreisen im In- und Ausland.

Verpflegungsmehraufwand – Ermittlung der Pauschalen

Beginn der Auswärtstätigkeit

Um die Höhe der Verpflegungspauschale zu ermitteln, muss zunächst klar sein, wann die Dienstreise eigentlich beginnt. Der Zeitpunkt kann sowohl ab Verlassen der eigenen Wohnung oder ab Verlassen der regelmäßigen Arbeitsstätte angesetzt werden. Wenn Sie z.B. erst ins Büro fahren und dann die Dienstreise antreten, beginnt die Auswärtstätigkeit erst mit Verlassen des Büros. Anders wäre es, wenn Sie direkt von zu Hause aus losfahren würden, dann ist die Abfahrtszeit von dort maßgebend. Auf Geschäftsreisen im Inland gelten übrigens nach wie vor diese Verpflegungspauschalen:

Dienstreise mit Nachtarbeit

Weiterhin wichtig für die Ermittlung der Verpflegungspauschale ist, dass sich die Stunden der Abwesenheit immer pro Kalendertag errechnen, also immer von 0:00 bis 24:00 Uhr. Die Stunden der Abwesenheit können in der Regel nicht in den Folgetag übertragen werden, nur wenn die Geschäftsreise nach 16:00 Uhr begonnen und vor 8:00 Uhr des Folgetages beendet wurde. Genau an diesem Punkt bzw. bei Dienstreisen mit Nachtarbeit sieht die Ergänzung zur Reisekostenreform eine Vereinfachung vor. Wenn nämlich der

[…]”Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig wird, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeit zusammengerechnet und im Fall der Tätigkeit über Nacht für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist. […]”
Quelle: Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Somit würde z.B. eine Abwesenheit von Tag 1, 19:00 Uhr bis Tag 2, 4:00 Uhr (insgesamt 9 Stunden) dazu führen, dass ein steuerfreier Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 12,00 € ausbezahlt werden kann. Unerheblich für das Vorliegen einer regulären beruflichen Auswärtstätigkeit ist nach diesem Update zur Reisekostenreform auch, ob sich nach der Nachtarbeit eine Übernachtung am Tage und eine weitere Tätigkeit in der Nacht anschließt und ob tatsächlich Übernachtungskosten angefallen sind (so z. B. bei Schlafen im Bus, LKW oder Lok).

Ermittlung der Verpflegungspauschale bei Nachtarbeit
Foto: Uwe Schwarz / Pixelio

Ermittlung der Pauschalen bei Auslandsreisen

Ein wichtiger Punkt, der im bis Dato geltenden BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 fehlte, wurde in der vorliegenden Ergänzung zur Reisekostenreform nochmal explizit erwähnt. Es geht um die Ermittlung der Pauschalen bei Auslandsreisen:

[…]”Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag Folgendes:

• Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24.00 Uhr erreicht wird.
• Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.[…]”
  Quelle: Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Darüber hinaus gilt seit der Reisekostenreform 2014 an An- und Abreisetagen grundsätzlich die Pauschale ab einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden. In Deutschland werden an An- und Abreisetagen nur 12 € erstattet, egal wie lange die Reise gedauert hat. Im Ausland gilt die Pauschale des jeweiligen Landes. Eine aktuelle Tabelle der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland, finden Sie hier. Wie die Pauschalen ermittelt werden, sehen Sie im folgenden Rechenbeispiel.

Beispiele zur Berechnung der Verpflegungspauschalen

Im Folgenden zeigen wir zwei Beispiele für die Berechnung der Verpflegungspauschale für eine Geschäftsreise im Inland mit Nachtarbeit sowie eine viertägige Dienstreise vom Inland ins Ausland und zurück.

Ermittlung der Verpflegungspauschalen im In- und Ausland
Foto: Andreas Hermsdorf / Pixelio

1. Beispiel: Geschäftsreise im Inland mit Nachtarbeit

Ausgangslage: Ein Arbeitnehmer tritt am Montag um 19:00 Uhr nachmittags seine Geschäftsreise an, um am auswärtigen Tätigkeitsort über Nacht bis zum folgenden Tag, Dienstag um 7:00 Uhr, zu arbeiten. Er schläft den folgenden Tag und arbeitet eine weitere Nacht, um am Mittwoch Morgen um 8:00 Uhr die Rückreise anzutreten. Er trifft um 10:00 Uhr in seiner Privatwohnung ein.

Lösung: Für Montag und Mittwoch kann der Arbeitnehmer jeweils 12 € Verpflegungspauschale geltend machen, da es sich um einen An- und Abreisetag handelt. Die Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit entfällt, da es sich um eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung handelt. Für Dienstag steht ihm der volle Satz von 24 € zu. Insgesamt kann der Arbeitnehmer 48 € Verpflegungspauschale geltend machen.

2. Beispiel: Geschäftsreise ins Ausland

Ausgangslage: Ein Arbeitnehmer reist am Montag um 20:00 Uhr von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2:00 Uhr nachts. Am Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14:00 Uhr. Er ist dort bis Donnerstag um 13:00 Uhr tätig und reist anschließend zurück nach Berlin. Er erreicht seine Wohnung am Donnerstag um 22:30 Uhr.

Lösung: Für Montag ist die inländische Pauschale für den Anreisetag von 12 € maßgebend, da sich der Reisende um 24:00 Uhr noch im Inland befindet. Für Dienstag ist der volle Satz für Belgien von derzeit 41 € anzuwenden. Für Mittwoch erhält er den vollen Satz für die Niederlande von 46 €, da sich der Ort, den der Reisede vor 24 Uhr Ortszeit in den Niederlanden befindet. Da der Arbeitnehmer am Abreisetag noch bis 13 Uhr in Amsterdam tätig war, gilt die Pauschale für die Niederlande von 31 €. Insgesamt kann der Reisende 130 € Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Verpflegungspauschalen dürfen in der Regel nur die ersten drei Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber erstattet oder steuerlich berücksichtigt werden. Es gilt eine sogenannte Dreimonatsfrist. Diese Frist kann nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgehebelt werden. Zur Frage, wann die Dreimonatsfrist gilt, wenn verschiedene Einsatzstellen aufgesucht werden, hat das Bundesfinanzministerium kürzlich Stellung genommen. In unserem vierten Teil des Updates zur Reisekostenreform erfahren Sie alle Einzelheiten.

Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten
Foto: Andreas Hermsdorf

Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten am auswärtigen Tätigkeitsort

Wie bisher kann ein Geschäftsreisender, der seinen auswärtigen Tätigkeitsort an mehr als zwei Tagen pro Woche aufsucht, die Verpflegungspauschale nur die ersten drei Monate geltend machen. Es gilt eine sogenannte Dreimonatsfrist. Diese Dreimonatsfrist kann nur durch eine vierwöchige Unterbrechung der auswärtigen Tätigkeit ausgehebelt werden, wobei der Grund der Unterbrechung egal ist. Auch Urlaub oder Krankheit werden in den Zeitraum von vier Wochen eingerechnet.

In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014″, das wir in unserem ersten Teil des Updates zur Reisekostenreform vorgestellt haben, hat das Bundesfinanzministerium die Frage geklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die Dreimonatsfrist gilt.

Dort heißt es sinngemäß: Werden innerhalb einer Auswärtstätigkeit im Auftrag einer Firma bzw. eines Kunden mehrere Einsatzorte aufgesucht, die innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes bzw. eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes liegen, gilt nur eine Dreimonatsfrist. Werden jedoch einzelne Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden aufgesucht, liegen mehrere Tätigkeitsstätten vor und es gilt für jeden Auftrag eine eigene Dreimonatsfrist. Dies gilt auch dann, wenn die betrieblichen Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander liegen.

Neubeginn der Dreimonatsfrist – Streichung der Verpflegungspauschale vermeiden

Für den Neubeginn der Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten ist also neben der Mindestdauer der Unterbrechung von vier Wochen nur relevant, ob es sich um Tätigkeiten im Auftrag eines oder mehrerer Auftraggeber handelt. Somit können drei Wege festgehalten werden, wie die Dreimonatsfrist in Zukunft wirksam ausgehebelt bzw. wie die Streichung der Verpflegungspauschale vermieden werden kann:

Die oben genannten Regelungen zur Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwand gelten im Übrigen für angestellte Mitarbeiter einer Firma ebenso wie für selbstständige Unternehmer. Angestellte haben die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwand die ersten drei Monate entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet zu bekommen oder als Werbungskosten (über Anlage N) geltend zu machen. Die Auszahlung des steuerfreien Verpflegungsmehraufwandes über einen längeren Zeitraum kann für Mitarbeiter übrigens eine attraktive Zusatzleistung darstellen. Insbesondere wenn es um höhere Sätze im Ausland geht (z.B. Schweden mit 72,00 €/ Tag). Jedoch hat der Arbeitgeber noch weitere Möglichkeiten, seine Mitarbeiter zufrieden zu stellen bzw. eine effektive Mitarbeiterbindung herzustellen. Weitere Informationen gibt es hier. Selbstständige können die Verpflegungspauschale sowie weitere Spesen dem Kunden in Rechnung stellen oder aber als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Die aktuellen Sätze der Verpflegungspauschale im Inland und Ausland mit Gültigkeit ab 2015 finden Sie hier.

Geschäftsreisende haben es bereits vielfach zähneknirschend zur Kenntnis genommen. Ab sofort gelten Snacks oder kleine Imbisse, die während der Geschäftsreise im Flugzeug, Schiff oder Zug gereicht werden, als vom Arbeitgeber veranlasste, kostenfreie Mahlzeiten, die als Arbeitslohn versteuert werden müssen bzw. zum Abzug der Verpflegungspauschale führen. Welche steuerlichen Regelungen Geschäftsreisende ab sofort berücksichtigen müssen und was gilt, wenn die Mahlzeiten gar nicht konsumiert werden, erfahren Sie hier.

Mahlzeiten im Flugzeug, Schiff oder Zug müssen versteuert werden.
Foto: Dieter Schütz / Pixelio

Berücksichtigung von Mahlzeiten im Flugzeug, Zug oder Schiff

Laut aktuellem BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014, das wir in unserem ersten Teil des Updates zur Reisekostenreform bereits vorgestellt haben, gelten Snacks, die während der Geschäftsreise im Flugzeug, Schiff, Zug oder im Zusammenhang mit der Beförderung kostenfrei gereicht werden, als Mahlzeiten, die versteuert werden müssen oder zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen.

Im vorliegenden BMF-Schreiben heißt es dazu unter Absatz 65 (S.33) wörtlich:

“Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten (Rz. 73) gehören auch die z. B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn z. B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, liegt keine Mahlzeitengestellung vor.”

Steuerliche Regelungen bei Mahlzeiten im Flugzeug, Zug oder Schiff

Geht also aus der Art der Beförderung bzw. dem gewählten Beförderungstarif hervor, dass während der Geschäftsreise Mahlzeiten unentgeltlich angeboten wurden, muss die Verpflegungspauschale, die der Reisende geltend machen kann, gekürzt werden. Die Kürzung erfolgt, unabhängig davon welchen Wert bzw. Preis die angebotenen Speisen tatsächlich haben, regelmäßig um:

• 4,80 € (20% der vollen Verpflegungspauschale) für ein Frühstück und
• 9,60 € (40% der vollen Verpflegungspauschale) für ein Mittagessen.

Kann der Reisende aufgrund der Kürze der Reise unter acht Stunden Abwesenheit keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen, müssen diese während der Reise gereichten Mahlzeiten als Arbeitslohn versteuert und mit dem jeweils geltenden Sachbezugswert bewertet werden, d.h.

• 1,63 € für ein Frühstück und
• 3,00 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Die aktuell geltenden Sachbezugswerte für Mahlzeiten in 2015, finden Sie hier. Doch was gilt, wenn der Reisende die ihm angebotenen Snacks oder Mahlzeiten während eines Fluges, Zug- oder Schifffahrt gar nicht eingenommen hat? Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Wenn Mahlzeiten nicht konsumiert werden

Unter Absatz 75 im BMF-Schreiben heißt es dazu wörtlich:

“Unbeachtlich im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung der Verpflegungspauschalen ist, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag. Die Kürzung kann nur dann unterbleiben, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z. B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.”

Demnach reicht schon das bloße Angebot einer Speise, egal ob der Reisende diese tatsächlich konsumiert hat, damit es zur Versteuerung dieser als Arbeitslohn- bzw. zur Kürzung der Verpflegungspauschale kommt.

Regelungen bei Essensmarken

Werden im Rahmen der Geschäftsreise Essensmarken vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, die zur Einlösung für Mahlzeiten verwendet werden können, gelten diese interessanterweise nicht als kostenfrei gestellte Mahlzeit, sondern, laut BMF-Schreiben S. 37, Absatz 76, vielmehr nur als eine “Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Speise”. Da es sich nicht um eine vom Arbeitgeber kostenfrei zur Verfügung gestellte Mahlzeit handelt, könnte die Verpflegungspauschale voll ausgezahlt werden bzw. kann die Versteuerung der Mahlzeit als Arbeitslohn unterbleiben.

Unter Absatz 76 heißt es dazu wörtlich:

“Bei der Hingabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers, handelt es sich in der Regel nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.”

Schlussbemerkung: Proteste von Geschäftsreisenden vorprogrammiert

Geschäftsreisende und Unternehmen werden diese neuen Regelungen, die ab sofort gelten, wohl kaum ohne Proteste hinnehmen. Warum z.B. ein kleiner Snack auf einem innerdeutschen Flug zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale um bis zu zehn Euro führt, weckt schon jetzt bei den meisten Unverständnis. Eine Übersicht über die aktuellen Änderungen im Zuge der Reisekostenreform finden Sie hier. 

Wurde Ihnen die Verpflegungspauschale schon gekürzt oder gar gestrichen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare, Erfahrungen und Regelungen, die in Ihrem Unternehmen hierzu eingeführt wurden.

Alle Angaben ohne Gewähr.

Wer berufsbedingt zwei Wohnungen unterhalten muss, kann eine Reihe von Kosten steuerlich geltend machen. Was aber gilt, wenn Hauptwohnung und Zweitwohnung in derselben Stadt liegen? Welche Höchstgrenze für Miete gilt aktuell und können Maklergebühren ebenfalls als Kosten der doppelten Haushaltsführung steuerlich angerechnet werden? Diese Fragen klären wir in unserem sechsten und letzten Teil des Updates zur Reisekostenreform.

Welche Kosten können Sie im Rahmen der doppelten Haushaltsführung geltend machen?
Foto: Stephanie Hofschlaeger / Pixelio

Doppelte Haushaltsführung – relevante Kosten

Im Rahmen der beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung können Steuerzahler, d.h. Arbeitnehmer gleichermaßen wie Unternehmer, eine Reihe von Kosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Zu diesen gehören:

• Fahrtkosten für Wohnungswechsel und Familienheimfahrten
• Umzugskosten
• Verpflegungsmehraufwand (die ersten drei Monate)
• Aufwendungen für den Zweitwohnsitz (Miete, Einrichtung, etc.)

In diesem Artikel finden Sie weitergehende Informationen zu den einzelnen Kostenpunkten. In welcher Höhe die Aufwendungen für den Zweitwohnsitz liegen dürfen, ob Maklergebühren ebenfalls anerkannt werden und was gilt, wenn Hauptwohnung und Zweitwohnung in einer Stadt liegen, das erfahren Sie in den folgenden zwei Abschnitten.

Aufwendungen für den Zweitwohnsitz

Laut aktueller Rechtsprechung und dem geltenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums (siehe Update zur Reisekostenreform: Teil 1 – Überblick), werden als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland die tatsächlich entstandenen Aufwendungen bis zu einer Höhe von monatlich 1.000 Euro anerkannt. Eine Prüfung, ob die Mietkosten angemessen sind, wird nicht mehr durchgeführt. Dieser Höchstbetrag umfasst sämtliche Aufwendungen für:

• Miete
• Betriebskosten
• Reinigungskosten
• notwendige Einrichtungsgegenstände
• Zweitwohnungssteuer
• Rundfunkbeitrag
• Miet- und Pachtgebühren für KFZ-Stellplätze
• Aufwendungen für Sondernutzung (z.B. Gartennutzung)

Kosten, die im Zusammenhang der Wohnungssuche, z.B. für einen Makler entstehen, werden nicht in den Betrag von 1.000 Euro für Unterkunftskosten eingerechnet. Diese kann der Steuerzahler aber in voller Höhe als Umzugskosten geltend machen.

Hauptwohnung und Zweitwohnung in einer Stadt

Das Beziehen einer Zweitwohnung muss aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Das kann auch dann sein, wenn beide Wohnungen in einer Stadt liegen. Als Prüfung ob die Zweitwohnung gerechtfertigt ist, wird in der Regel die kürzeste Entfernung zur Arbeitsstätte herangezogen. Wenn der Weg von der Zweitwohnung zur Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen Hauptwohnung und Arbeitsstätte beträgt, erkennt das Finanzamt die Zweitwohnung und damit alle steuerlichen Vorteile der doppelten Haushaltsführung in der Regel ohne Probleme an.

Quellenverweis

Die hier erörterten Neuerungen zur steuerlichen Behandlung einer doppelten Haushaltsführung beziehen sich auf das Ergänzte BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014, Seiten 49 bis 53. Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Thema haben, zögern Sie nicht diese über die Kommentarfunktion mit unseren Lesern zu teilen.

Geschäftsreisende, die in Hotels übernachten und Frühstück oder andere Mahlzeiten einnehmen, müssen bei der Spesenabrechnung beachten, dass die Kosten für Mahlzeiten nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden können und die Verpflegungspauschale gekürzt werden muss. Die Gestaltung der Hotelrechnung eröffnet verschiedene Erstattungswege für den Geschäftsreisenden, die zu seinem Vorteil oder Nachteil ausfallen können. Erscheint z.B. die Mahlzeit als einzelner Posten auf der Hotelrechnung, kann dem Geschäftsreisenden ein Nachteil entstehen. Lesen Sie im Folgenden die drei möglichen Erstattungswege von Hotelrechnungen mit Frühstück.

Basiswissen zu Übernachtungs- und Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen

Zu den Unterkunftskosten oder Übernachtungskosten zählen nach erfolgter Reisekostenreform laut geltendem Reisekostenrecht (es gilt das Ergänzte BMF-Schreiben zur Reisekostenreform) nur die tatsächlichen Aufwendungen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Das können Hotelzimmer oder Zimmer und Wohnungen zur Miete sein inkl. der anfallenden Nebenkosten. Kosten für Verpflegung, die auf einer Hotelrechnung aufgeführt sind, gehören ausdrücklich nicht zu den Übernachtungskosten und können nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. Kosten für Verpflegung können auf Geschäftsreisen in der Regel nur über die Verpflegungspauschale (Verpflegungsmehraufwand) abgegolten werden. Wenn der Geschäftsreisende kostenfreie Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten erhält, muss eine Kürzung des Erstattungsbetrages erfolgen, der in der Regel Kosten für Übernachtung mit Frühstück plus die Verpflegungspauschale enthält. Entweder wird die Verpflegungspauschale oder der Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück (o.a. Mahlzeit) gekürzt. Die Kürzung muss wie folgt erfolgen:

• 4,80 € für ein Frühstück (entspricht 20% der aktuellen Verpflegungspauschale für 24 h Abwesenheit) bzw.
• 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen (entspricht 40% der aktuellen Verpflegungspauschale für 24 h Abwesenheit).

Bei Geschäftsreisen ins Ausland sind die Kürzungsbeträge jeweils mit 20- bzw- 40% auf die geltende Auslandspauschale für Verpflegungsmehraufwand anzuwenden. Bei reinen Geschäftsessen sind andere Regelungen anzuwenden.

Foto: Rainer Sturm / Pixelio

Hotelrechnung mit Frühstück: Drei Erstattungswege

Seit 2010 gelten zwei verschiedene Mehrwertsteuersätze für Leistungen, die üblicherweise in Hotels angeboten und auf der Rechnung aufgeführt werden.

• Die reine Übenachtung wird mit dem ermäßigten Steuersatz von 7% besteuert.
• Weitere Leistungen, die das Hotel anbietet, wie z.B. das Frühstück, Mittag- oder Abendessen, werden zum Regelsteuersatz von 19% besteuert.

Häufig erscheint aber das Frühstück auf der Hotelrechnung gar nicht als einzelner Posten, sondern ist in einem Pauschalpreis „Übernachtung mit Frühstück“ enthalten. Möglich ist auch, dass alle Leistungen, die zu 19% besteuert werden in einem Sammelposten unter einer sogenannten Servicepauschale oder Business Package auf der Rechnung erscheinen. Weitere Leistungen, die in einem Business Package enthalten sein können, sind Kosten für WLAN-Nutzung, Bügeln und Reinigen von Kleidung, Schuhputzservice, Parken, etc.. In der Regel werden alle Leistungen, die im Business Package enthalten sind, trotzdem auf der Rechnung extra aufgeführt. Eine dritte Variante wäre, dass das Frühstück bzw. die Mahlzeit als einzelner Posten auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen wird.

Unabhängig davon, wie die Hotelrechnung gestaltet ist, kann der Preis der Mahlzeit nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden bzw. muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden, wenn der Geschäftsreisende eine kostenfreie Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers erhalten hat. Im Folgenden zeigen wir die drei Erstattungswege für eine Hotelübernachtung mit Frühstück auf Geschäftsreisen auf. Die unten aufgeführten Beispiele sind an die des aktuell geltenden Ergänzten BMF-Schreibens zur Reisekostenreform (Beispiel 63 und 64 auf Seiten 54 und 55) angelehnt.

1. Hotelrechnung mit Frühstück in einem Pauschalpreis

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung mit Frühstück in einem Pauschalpreis von 70,00 € ab. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

Erstattungsweg 2:

2. Hotelrechnung mit Frühstück im Business Package

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung sowie das Frühstück im Business Package (Hotelrechnung mit Business Package) ab, d.h. es werden die folgenden Positionen aufgeführt:

• Übernachtung: 60,00 €
• Business Package: 10,00 € (Frühstück, Hemdenservice, Parken)

Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

Erstattungsweg 2:

3. Hotelrechnung mit Frühstück einzeln ausgewiesen

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung mit 60,00 € und das Frühstück mit 10,00 € als Einzelbetrag auf der Rechnung ab. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

Der Erstattungsweg 1 zeigt, dass sich gegenüber der Regelung in der Vergangenheit eine Änderung ergeben hab. Vor den aktuellen Änderungen war der Betrag für ein separat ausgewiesenes Frühstück voll abzuziehen, was zu dem gleichen Ersatttungsbetrag wie im u.g. Erstattungsweg 2 geführt hat.

Erstattungsweg 2:

Fazit: Einzelausweis des Frühstücks vermeiden

Bei Hotelrechnungen, die den Betrag für Frühstück bzw. eine Mahlzeit einzeln ausweisen, kann dem Geschäftsreisenden ein Nachteil entstehen. Denn werden ihm nur die Übernachtungskosten plus die volle Verpflegungspauschale erstattet, fällt der Erstattungsbetrag niedriger aus, als in allen anderen Fällen, wie in den oben aufgeführten Beispielen deutlich geworden ist. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch eine Erstattung über Sachbezugswerte, wie wir sie schon mehrfach ausgeführt haben (z.B. auch hier). Irrtümer bei der Spesenabrechnung sollten vermieden werden.

Wer von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen gestellt bekommt, allerdings Kosten für Benzin oder Diesel selber tragen muss, kann diese Aufwendungen in voller Höhe steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Doch was ist, wenn der Firmenwagen teilweise privat genutzt wird. Sind private Benzinkosten auch absetzbar? Zu dieser Frage hat das Finanzgericht Düsseldorf jetzt in einem aktuellen Urteil Stellung genommen. Eines vorab, die Entscheidung dürfte alle Steuerzahler freuen. Erfahren Sie jetzt mehr über die Entscheidung und verschenken Sie in Zukunft kein Geld mehr. Am Schluss gibt es 6 aktuelle Tipps zur optimalen Firmenwagen Versteuerung.

Hintergrund: Firmenwagen Versteuerung mit Eigenanteil

Die bisherige Rechtslage zur Firmenwagen Versteuerung mit Eigenanteil / Kostenbeteiligung ging davon aus, dass ergänzende Kosten, die auf die Privatnutzung eines Firmenwagens entfallen, nur in Form eines pauschal vereinbarten Nutzungsentgeltes auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden konnten. Diese Nutzungsentgelte mussten sich außerdem eindeutig der privaten Nutzung zuordnen lassen, wenn sie den zu versteuernden geldwerten Vorteil mindern sollten. Grundsätzliche Voraussetzung dafür ist, dass der Firmenwagen nach der 1% Methode oder der Fahrtenbuch Methode versteuert wird. Das bedeutete, dass der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber einen bestimmten pauschalen Betrag pro Monat (Nutzungsentgelt) entrichten musste, wenn er seine Kosten anerkannt haben wollte, die er aus der eigenen Tasche für den teilweise privat genutzten Firmenwagen gezahlt hat. Kosten für Benzin bzw. Diesel wurden bisher nicht so einfach anerkannt, da sie sich nicht immer eindeutig der Privatnutzung zuordnen lassen. Das ist jetzt anders. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

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Neu: Kosten für Benzin in voller Höhe absetzbar

Das Finanzgericht Düsseldorf entschied in einem kürzlich ergangenen Urteil (Aktenzeichen 12 K 1073/14 E), dass ein Arbeitnehmer, der zusätzlich zur 1% Versteuerung seines Dienstwagens sämtliche Benzinkosten aus eigener Tasche tragen muss, diese in vollem Umfang als Werbungskosten gem. § 9 Abs. I S. 1 EStG absetzen kann. Inklusive der Benzinkosten, die für Privatfahrten aufgewendet wurden. Zur Begründung hieß es sinngemäß, dass die gesamten Treibstoffkosten des Firmenwagens dem Erwerb des Arbeitslohns zugeordnet werden können. Sowohl die für berufliche Fahrten als auch die für private Fahrten aufgewendeten Treibstoffkosten können demnach in Zukunft als Werbungskosten geltend gemacht werden. Die Werbungskosten können so deutlich erhöht werden, was die Steuerlast des Steuerzahlers erheblich mindert.  Einzig und allein die Benzinkosten, die auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallen, können nicht anerkannt werden, da für diese die Pendlerpauschale geltend gemacht werden kann. Zum Nachweis der beruflichen und privaten Fahrten sowie der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte empfiehlt sich das Führen eines Fahrtenbuches, auch wenn dieses nicht die zwingende Voraussetzung für den vollständigen Werbungskostenabzug ist.

In Zukunft werden sicher zahlreiche Klagen bei den Finanzämtern eingehen, die sich auf das aktuelle Urteil beziehen, um höhere Benzinkosten als Werbungskosten geltend zu machen. Inwieweit dies rückwirkend möglich ist, erfragen Sie am besten bei Ihrem zuständigen Finanzamt.

Unter diesen neuen steuerrechtlichen Gegebenheiten lassen sich für die Zukunft folgende 6 Tipps zur optimalen Firmenwagen Versteuerung geben.

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6 Tipps zur optimalen Firmenwagen Versteuerung

1. Versteuern Sie Ihren Firmenwagen korrekt entweder mit der 1% Methode oder der Fahrtenbuch Methode.
2. Wählen Sie bei häufiger privaten Nutzung zu Ihrem Vorteil die 1% Methode.
3. Wenn Sie den Firmenwagen an weniger als 15 Tagen pro Monat für private Fahrten nutzen, sparen Sie Steuern mit der 0,002% Regelung.
4. Führen Sie ein Fahrtenbuch um berufliche und private– sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nachzuweisen. Auch elektronische Fahrtenbücher werden mittlerweile von Steuerberatern und Finanzämtern anerkannt.
5. Weisen Sie Benzinkosten mit Tankquittungen und Fahrtenbuch nach.
6. Machen Sie Benzinkosten in voller Höhe als Werbungskosten geltend.

Wussten Sie, dass Freiflüge oder verbilligte Flüge für Arbeitnehmer mit zusätzlichen Kosten verbunden sind? Denn Freiflüge oder verbilligt gewährte Flüge generieren für den Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil, der nach Ansicht der Finanzbehörden lohnsteuerlich bewertet werden muss. In einem aktuellen Erlass des Bundesfinanzministeriums wurde nun geregelt wie Freiflüge und vergünstigte Flüge bewertet werden und welchen Betrag der Arbeitnehmer pro Flugkilometer extra zu versteuern hat.  

© Lupo / PIXELIO

Geldwerter Vorteil aus Freiflügen und Schnäppchenflügen

Flüge, die Arbeitnehmer im Rahmen ihres Angestelltenverhältnisses von einem Luftfahrtunternehmen oder ihrem Arbeitgeber kostenfrei oder verbilligt erhalten, stellen einen geldwerten Vorteil dar, der nach § 8 Absatz 2 oder Absatz 3 EStG bewertet wird. Im aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird festgelegt in welchen Fällen Freiflüge oder verbilligte Flüge nach § 8 Absatz 2 oder Absatz 3 EStG bewertet werden müssen.

Flüge werden nach § 8 Absatz 2 oder Absatz 3 EStG bewertet, wenn einer oder mehrere der folgenden Fälle zutreffen:

1. Fall: Wenn Fluggesellschaften ihren Arbeitnehmern unentgeltliche oder verbilligte Flüge anbieten, die sie unter gleichen Beförderungsbedingungen auch betriebsfremden Fluggästen anbieten.

2. Fall: Wenn Fluggesellschaften ihren Mitarbeitern Freiflüge oder günstigere Flüge anbieten, die sie mit bestimmten Beschränkungen im Reservierungsstatus (siehe Beispiel unten) betriebsfremden Fluggästen nicht anbieten oder wenn die Lohnsteuer nach § 40 EStG pauschal erhoben wird.

3. Fall: Wenn Luftfahrtunternehmer Arbeitnehmern anderer Arbeitgeber Freiflüge oder verbilligte Flüge anbieten.

4. Fall: Wenn Arbeitnehmer Freiflüge oder verbilligte Flüge von ihren Arbeitgebern bekommen, welche diese wiederum von Luftfahrtunternehmen unter bestimmten Beschränkungen im Reservierungsstatus erhalten haben.

Weiter heißt es im Schreiben, dass die Flüge mit Durchschnittswerten angesetzt werden. Für die Jahre 2016-2018 werden diese Durchschnittswerte nach § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG für jeden Flugkilometer wie folgt festgesetzt.

Durchschnittswert Berechnung

a) Bei Flügen ohne Beschränkungen im Reservierungsstatus, ist der Wert des Fluges wie folgt zu berechnen:

b) Bei Flügen mit Beschränkung im Reservierungsstatus mit dem Vermerk „space available – SA -“ beträgt der Wert je Flugkilometer 60 Prozent des nach Buchstabe a) ermittelten Werts.

c) Bei Flügen mit Beschränkung im Reservierungsstatus ohne Vermerk „space available – SA -“ beträgt der Wert je Flugkilometer 80 Prozent des nach Buchstabe a) ermittelten Werts.

Der nach den Durchschnittswerten ermittelte Wert des Fluges ist in allen Fällen nach Berechnung nach Buchstabe a), b) und c) jeweils um 15 Prozent zu erhöhen.

Schlussendlich ist zu beachten, dass der vom Arbeitnehmer gezahlte Rabattpreis jeweils vom Durchschnittswert abzuziehen ist. Erst ab Erreichen des sogenannten Rabattfreibetrages von 1.080 Euro im Kalenderjahr werden die sich ergebenden Beträge dem lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn hinzugerechnet. 

Beispiel Berechnung

Der Arbeitnehmer erhält einen Freiflug Frankfurt – Palma de Mallorca und zurück. Der Flugschein trägt den Vermerk „SA“. Die Flugstrecke beträgt insgesamt 2507 km. Der Wert je Flugkilometer beträgt 60%, zu erhöhen um 15%.

Schritt 1: 0,04 x 2.507 km = 100,28 Euro

Schritt 2: 0,6 x 100,28 Euro = 60,17 Euro

Schritt 3: 0,15 x 60,17 Euro = 9,03 Euro

Schritt 4: 60,17 Euro + 9,03 Euro = 69,20 Euro

Der ermittelte Durchschnittswert von 69,20 Euro wird dem Brutto Arbeitslohn hinzugerechnet, den der Arbeitnehmer zu versteuern hat. Der Rabattfreibetrag greift nicht, da es sich nicht um einen Flug zum Rabattpreis sondern um einen Freiflug handelt.