Hotelrechnung mit Frühstück: Drei Erstattungswege für Geschäftsreisende

Geschäftsreisende, die in Hotels übernachten und Frühstück oder andere Mahlzeiten einnehmen, müssen bei der Spesenabrechnung beachten, dass die Kosten für Mahlzeiten nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden können und die Verpflegungspauschale gekürzt werden muss. Die Gestaltung der Hotelrechnung eröffnet verschiedene Erstattungswege für den Geschäftsreisenden, die zu seinem Vorteil oder Nachteil ausfallen können. Erscheint z.B. die Mahlzeit als einzelner Posten auf der Hotelrechnung, kann dem Geschäftsreisenden ein Nachteil entstehen. Lesen Sie im Folgenden die drei möglichen Erstattungswege von Hotelrechnungen mit Frühstück.

Basiswissen zu Übernachtungs- und Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen

Zu den Unterkunftskosten oder Übernachtungskosten zählen nach erfolgter Reisekostenreform laut geltendem Reisekostenrecht (es gilt das Ergänzte BMF-Schreiben zur Reisekostenreform) nur die tatsächlichen Aufwendungen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Das können Hotelzimmer oder Zimmer und Wohnungen zur Miete sein inkl. der anfallenden Nebenkosten. Kosten für Verpflegung, die auf einer Hotelrechnung aufgeführt sind, gehören ausdrücklich nicht zu den Übernachtungskosten und können nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. Kosten für Verpflegung können auf Geschäftsreisen in der Regel nur über die Verpflegungspauschale (Verpflegungsmehraufwand) abgegolten werden. Wenn der Geschäftsreisende kostenfreie Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten erhält, muss eine Kürzung des Erstattungsbetrages erfolgen, der in der Regel Kosten für Übernachtung mit Frühstück plus die Verpflegungspauschale enthält. Entweder wird die Verpflegungspauschale oder der Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück (o.a. Mahlzeit) gekürzt. Die Kürzung muss wie folgt erfolgen:

• 4,80 € für ein Frühstück (entspricht 20% der aktuellen Verpflegungspauschale für 24 h Abwesenheit) bzw.
• 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen (entspricht 40% der aktuellen Verpflegungspauschale für 24 h Abwesenheit).

Bei Geschäftsreisen ins Ausland sind die Kürzungsbeträge jeweils mit 20- bzw- 40% auf die geltende Auslandspauschale für Verpflegungsmehraufwand anzuwenden. Bei reinen Geschäftsessen sind andere Regelungen anzuwenden.

Foto: Rainer Sturm / Pixelio

Hotelrechnung mit Frühstück: Drei Erstattungswege

Seit 2010 gelten zwei verschiedene Mehrwertsteuersätze für Leistungen, die üblicherweise in Hotels angeboten und auf der Rechnung aufgeführt werden.

• Die reine Übenachtung wird mit dem ermäßigten Steuersatz von 7% besteuert.
• Weitere Leistungen, die das Hotel anbietet, wie z.B. das Frühstück, Mittag- oder Abendessen, werden zum Regelsteuersatz von 19% besteuert.

Häufig erscheint aber das Frühstück auf der Hotelrechnung gar nicht als einzelner Posten, sondern ist in einem Pauschalpreis „Übernachtung mit Frühstück“ enthalten. Möglich ist auch, dass alle Leistungen, die zu 19% besteuert werden in einem Sammelposten unter einer sogenannten Servicepauschale oder Business Package auf der Rechnung erscheinen. Weitere Leistungen, die in einem Business Package enthalten sein können, sind Kosten für WLAN-Nutzung, Bügeln und Reinigen von Kleidung, Schuhputzservice, Parken, etc.. In der Regel werden alle Leistungen, die im Business Package enthalten sind, trotzdem auf der Rechnung extra aufgeführt. Eine dritte Variante wäre, dass das Frühstück bzw. die Mahlzeit als einzelner Posten auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen wird.

Unabhängig davon, wie die Hotelrechnung gestaltet ist, kann der Preis der Mahlzeit nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden bzw. muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden, wenn der Geschäftsreisende eine kostenfreie Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers erhalten hat. Im Folgenden zeigen wir die drei Erstattungswege für eine Hotelübernachtung mit Frühstück auf Geschäftsreisen auf. Die unten aufgeführten Beispiele sind an die des aktuell geltenden Ergänzten BMF-Schreibens zur Reisekostenreform (Beispiel 63 und 64 auf Seiten 54 und 55) angelehnt.

1. Hotelrechnung mit Frühstück in einem Pauschalpreis

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung mit Frühstück in einem Pauschalpreis von 70,00 € ab. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

Erstattungsweg 2:

2. Hotelrechnung mit Frühstück im Business Package

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung sowie das Frühstück im Business Package (Hotelrechnung mit Business Package) ab, d.h. es werden die folgenden Positionen aufgeführt:

• Übernachtung: 60,00 €
• Business Package: 10,00 € (Frühstück, Hemdenservice, Parken)

Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

Erstattungsweg 2:

3. Hotelrechnung mit Frühstück einzeln ausgewiesen

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung mit 60,00 € und das Frühstück mit 10,00 € als Einzelbetrag auf der Rechnung ab. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

Der Erstattungsweg 1 zeigt, dass sich gegenüber der Regelung in der Vergangenheit eine Änderung ergeben hab. Vor den aktuellen Änderungen war der Betrag für ein separat ausgewiesenes Frühstück voll abzuziehen, was zu dem gleichen Ersatttungsbetrag wie im u.g. Erstattungsweg 2 geführt hat.

Erstattungsweg 2:

Fazit: Einzelausweis des Frühstücks vermeiden

Bei Hotelrechnungen, die den Betrag für Frühstück bzw. eine Mahlzeit einzeln ausweisen, kann dem Geschäftsreisenden ein Nachteil entstehen. Denn werden ihm nur die Übernachtungskosten plus die volle Verpflegungspauschale erstattet, fällt der Erstattungsbetrag niedriger aus, als in allen anderen Fällen, wie in den oben aufgeführten Beispielen deutlich geworden ist. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch eine Erstattung über Sachbezugswerte, wie wir sie schon mehrfach ausgeführt haben (z.B. auch hier). Irrtümer bei der Spesenabrechnung sollten vermieden werden.