Verpflegungspauschalen dürfen in der Regel nur die ersten drei Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber erstattet oder steuerlich berücksichtigt werden. Es gilt eine sogenannte Dreimonatsfrist. Diese Frist kann nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgehebelt werden. Zur Frage, wann die Dreimonatsfrist gilt, wenn verschiedene Einsatzstellen aufgesucht werden, hat das Bundesfinanzministerium kürzlich Stellung genommen. In unserem vierten Teil des Updates zur Reisekostenreform erfahren Sie alle Einzelheiten.
Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten
Foto: Andreas Hermsdorf
Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten am auswärtigen Tätigkeitsort
Wie bisher kann ein Geschäftsreisender, der seinen auswärtigen Tätigkeitsort an mehr als zwei Tagen pro Woche aufsucht, die Verpflegungspauschale nur die ersten drei Monate geltend machen. Es gilt eine sogenannte Dreimonatsfrist. Diese Dreimonatsfrist kann nur durch eine vierwöchige Unterbrechung der auswärtigen Tätigkeit ausgehebelt werden, wobei der Grund der Unterbrechung egal ist. Auch Urlaub oder Krankheit werden in den Zeitraum von vier Wochen eingerechnet.
In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014″, das wir in unserem ersten Teil des Updates zur Reisekostenreform vorgestellt haben, hat das Bundesfinanzministerium die Frage geklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die Dreimonatsfrist gilt.
Dort heißt es sinngemäß: Werden innerhalb einer Auswärtstätigkeit im Auftrag einer Firma bzw. eines Kunden mehrere Einsatzorte aufgesucht, die innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes bzw. eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes liegen, gilt nur eine Dreimonatsfrist. Werden jedoch einzelne Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden aufgesucht, liegen mehrere Tätigkeitsstätten vor und es gilt für jeden Auftrag eine eigene Dreimonatsfrist. Dies gilt auch dann, wenn die betrieblichen Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander liegen.
Neubeginn der Dreimonatsfrist – Streichung der Verpflegungspauschale vermeiden
Für den Neubeginn der Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten ist also neben der Mindestdauer der Unterbrechung von vier Wochen nur relevant, ob es sich um Tätigkeiten im Auftrag eines oder mehrerer Auftraggeber handelt. Somit können drei Wege festgehalten werden, wie die Dreimonatsfrist in Zukunft wirksam ausgehebelt bzw. wie die Streichung der Verpflegungspauschale vermieden werden kann:
Streichung der Verpflegungspauschale vermeiden – 3 Möglichkeiten
- Auswärtstätigkeit mindestens 4 Wochen unterbrechen.
- Auswärtigen Tätigkeitsort nicht mehr als zwei Tage pro Woche aufsuchen.
- Auswärtstätigkeit im Auftrag verschiedener Kunden oder Auftraggeber ausüben.
Die oben genannten Regelungen zur Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwand gelten im Übrigen für angestellte Mitarbeiter einer Firma ebenso wie für selbstständige Unternehmer. Angestellte haben die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwand die ersten drei Monate entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet zu bekommen oder als Werbungskosten (über Anlage N) geltend zu machen. Die Auszahlung des steuerfreien Verpflegungsmehraufwandes über einen längeren Zeitraum kann für Mitarbeiter übrigens eine attraktive Zusatzleistung darstellen. Insbesondere wenn es um höhere Sätze im Ausland geht (z.B. Schweden mit 72,00 €/ Tag). Jedoch hat der Arbeitgeber noch weitere Möglichkeiten, seine Mitarbeiter zufrieden zu stellen bzw. eine effektive Mitarbeiterbindung herzustellen. Weitere Informationen gibt es hier. Selbstständige können die Verpflegungspauschale sowie weitere Spesen dem Kunden in Rechnung stellen oder aber als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Die aktuellen Sätze der Verpflegungspauschale im Inland und Ausland mit Gültigkeit ab 2015 finden Sie hier.